Choisir un partenaire

Dernier d’une série de cinq articles pour trouver le bon partenaire de reconnaissance des employés


Par Reid Thorpe      Illustration par Xoana Herrera

Félicitations! Votre quête d’un partenaire de reconnaissance tire à sa fin — une fin satisfaisante maintenant à votre portée. Si vous avez sollicité le soutien de vos dirigeants, formé un comité, établi la priorité de vos objectifs et recherché les meilleurs fournisseurs, vous ressentez peut-être un peu de fatigue et une certaine pression. Après tout, vous avez mis beaucoup de temps pour en arriver là, et il s’agit d’une décision importante assortie de conséquences significatives pour votre organisation et vous personnellement. Pour vous assurer de compléter votre recherche avec succès, d’être à l’aise avec votre investissement et votre choix final, voici quelques suggestions qui ont fait leurs preuves.

Évaluer les candidats


Utiliser une grille d’évaluation

Quel que soit votre niveau de compétence en mathématiques, vous apprécierez un outil qui vous permet de quantifier et de comparer l’éventail des forces et des faiblesses des fournisseurs présélectionnés. Si vous avez envoyé une demande de propositions, vous devriez déjà avoir préparé une grille d’évaluation ou une matrice de décision à cette fin.

Peu importe le moment où vous créez la grille d’évaluation, sachez qu’elle ne doit pas nécessairement être complexe pour vous aider à évaluer objectivement vos options. En fait, un document de travail composé de colonnes pour les critères, la pondération, le classement et la note est généralement plus que suffisant.

  • Les critères se résument simplement en une liste d’exigences fonctionnelles, techniques ou de rendement. Chaque exigence peut être divisée en points précis (p. ex., la solution offre-t-elle des capacités mobiles? Peut-elle prendre en charge des emplacements mondiaux? etc.).
  • La pondération est une valeur en points accordée à chaque critère, car les exigences de votre liste n’auront pas toutes une importance égale. Évidemment, la pondération doit refléter les priorités de votre organisation.
  • La colonne classement vous permet (à vous et aux autres membres de votre comité) de noter les fournisseurs selon leur rendement à l’égard de chaque critère. Le classement, présenté sous forme d’énoncés oui/non, de lettres ou de points, vous permet de comparer et d’opposer les candidats d’un seul coup d’œil.
  • La note représente généralement le calcul automatique de la pondération pour chaque critère et chaque fournisseur.
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DRAPEAUX ROUGES ET FEUX VERTS

Lorsque vous aurez évalué chacun des fournisseurs en fonction de ses réponses, ainsi que de votre propre recherche, il sera facile de cibler et d’éliminer ceux qui se trouvent au bas du classement et d’en choisir deux ou trois. Voici quelques éléments à retenir durant cet exercice :

Drapeau rouge — Prépaiement exigé
Méfiez-vous des fournisseurs qui vous demandent de payer à l’avance les points du programme de reconnaissance. Si un fournisseur ferme ses portes, ses clients peuvent avoir du mal à récupérer leur argent et il n’y aura aucune façon pour les employés d’échanger les points qu’ils auront accumulés. Cette situation peut entraîner des conversations difficiles avec votre directeur financier.

Feu vert — Personnalisation
Un bon partenaire vous offrira à tout le moins la personnalisation libre-service, comparable à la création d’un profil personnalisé sur un réseau social en téléversant des photos, des arrière-plans et des logos dans votre site Web de programme. Une personnalisation plus avancée exige du temps et des ressources, et génère souvent des coûts supplémentaires. Plusieurs fournisseurs ne peuvent pas ou ne veulent pas offrir cette personnalisation aux petites et moyennes entreprises. Mais si vous êtes une grande entreprise cherchant à créer un programme qui reflète votre marque, votre culture et vos valeurs, vous aurez tout avantage à savoir que votre partenaire peut vous offrir ces services.

Drapeau rouge — Minimums déguisés
Les budgets minimums ont leur utilité. Souvent, ils visent à assurer une expérience employé positive et un maximum de rendement du capital investi. Mais n’ayez pas peur de vous informer au sujet des budgets minimums; certains partenaires de reconnaissance attendent malheureusement la fin du processus d’achat (ou même attendent d’être sélectionné) pour vous informer que tout ce qu’ils vous ont promis est finalement beaucoup plus cher. Un meilleur partenaire tiendra compte de votre budget ou vous informera dès le début que les offres de son entreprise nécessitent un investissement considérable.

Feu vert — Options de facturation
La plupart des fournisseurs facturent « l’émission » des points accordés aux employés. Toutefois, il pourrait être préférable d’opter pour une facturation « à l’échange » des points ou une autre méthode convenant mieux à vos besoins uniques. (Une autre caractéristique fondamentale d’un partenaire flexible.)

Drapeau rouge — Inexpérience dans l’intégration
Le fournisseur propose-t-il une expérience employé inférieure à la norme en omettant l’intégration de la reconnaissance aux systèmes que vos employés utilisent quotidiennement, comme Outlook, Teams, Workday, etc.? Ce n’est peut-être pas facteur d’exclusion du fournisseur, mais vous devez en tenir compte dans votre décision.

Feu vert — Expertise approfondie
L’expertise est l’une des qualités les plus recherchées d’un partenaire de reconnaissance. Alors, comment savoir s’il dispose des experts qu’il vous faut pour réaliser vos objectifs? Comprend-il la stratégie de communication, le service à la clientèle, l’éducation, les paramètres, l’intégration, le soutien technique et la stratégie de récompense? Le cas échéant, il s’agit d’un bon choix.

Drapeau rouge — Réponses indirectes
Les fournisseurs utilisent parfois une formulation passe-partout lorsqu’ils veulent éviter de répondre à une question. Des réponses génériques ou vagues qui manquent de substance ou de détail doivent soulever des préoccupations.

Feu vert — Solutions hors ligne
Les employés qui n’utilisent pas d’ordinateur ou d’appareil mobile dans le cadre de leurs tâches quotidiennes ont besoin d’options analogiques pour donner et recevoir de la reconnaissance. Les meilleurs partenaires vous aideront à veiller à ce que personne ne soit laissé-pour-compte.

Drapeau rouge — Indifférence aux questions fiscales
Il est avantageux de comprendre les lois fiscales, surtout celles des États-Unis qui s’appliquent aux récompenses de service. Bon nombre de fournisseurs tenteront de minimiser l’impact fiscal, mais assurez-vous de poser des questions éclairées. Un programme conforme aux exigences fiscales vous fera économiser beaucoup d’argent que vous pourrez réinvestir dans vos employés.

Feu vert — Récompenses personnalisées
En accordant trop d’importance au choix des récompenses par les employés, les organisations négligent souvent la valeur des trophées personnalisés ou des récompenses symboliques. Ils ne réalisent peut-être pas que les notions de choix et de symbolisme ne sont pas nécessairement incompatibles. Beaucoup de grandes organisations combinent les deux de manière efficace. L’important est d’offrir la bonne récompense au bon moment. Et lorsque vous comprenez les répercussions culturelles d’un langage de récompense personnalisé empreint des symboles de réalisations auxquels les employés aspirent, la capacité de concevoir et de produire des récompenses personnalisées devient rapidement un incontournable.

Drapeau rouge — Atomes crochus
Il y a beaucoup d’avantages à travailler avec des gens que vous appréciez. L’équipe des ventes est-elle composée de gens intelligents, compréhensifs, attentionnés avec lesquels vous aimerez collaborer? Sont-ils à l’écoute? Vous comprennent-ils? Leur faites-vous confiance? Si un fournisseur potentiel utilise une tactique de vente agressive ou théâtrale pour vous convaincre de prendre une décision en sa faveur, comment se comportera-t-il s’il devient votre partenaire? Voyez l’exercice comme une embauche sur mesure. Si vous avez des doutes quant à la relation, suivez votre instinct.

Woman speaking, with employees raising hands engaged in conversation at work
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Rechercher un consensus


Le consensus est-il réaliste? À quoi ressemble-t-il?

Certaines exigences et priorités ne se prêtent peut-être pas à une grille d’évaluation, ou peut-être que les notes des différents fournisseurs sont très semblables. Dans ces cas, vous devrez compter sur la sagesse de votre comité; et comme il se compose de personnes aux perspectives uniques, attendez-vous à des désaccords.

Si les opinions divergentes peuvent être saines et utiles, vous devrez veiller à ce qu’elles ne nuisent pas au processus de décision. L’atteinte d’un consensus, à tout le moins d’une orientation, est importante et possible. Voici quelques conseils pour favoriser le niveau d’accord nécessaire à la prise d’une décision finale :

Définissez clairement les domaines.
L’excellence des membres de votre comité se révèle lorsqu’ils représentent une compétence précise ou qu’ils tiennent un rôle nécessaire. C’est la raison pour laquelle vous les avez choisis en premier lieu non? Votre ambassadeur des TI devrait s’intéresser aux aspects technologiques. De la même façon, votre responsable des finances devrait se concentrer sur les coûts indirects les plus importants. Restez à l’affût de toute opinion extérieure aux champs de compétences qui n’est pas fondée sur l’expertise appropriée et ne fait que brouiller le processus. Mieux encore, indiquez clairement à chacun des membres du comité ce que vous attendez d’eux et les comportements à éviter.

Désignez la personne qui aura le dernier mot.
Que le consensus soit atteint facilement ou non, il peut être avantageux de désigner la personne qui aura le dernier mot; une personne qui reçoit tous les commentaires du comité et prend la décision finale ou qui brise l’égalité en cas de vote divisé. Cette structure permet à tous de s’exprimer, de tracer la voie à suivre et d’aider à éviter les contestations de décision ultérieures.

Méfiez-vous des « si ».
Il peut être tentant d’examiner chaque option sous tous ses angles à la recherche des problèmes potentiels. Malheureusement, cette approche est vouée à l’échec : d’abord, il est facile de dévier et de se perdre dans les scénarios hypothétiques qui ne se produiront peut-être jamais et qui n’ont peut-être rien à voir avec les solutions que vous évaluez. Deuxièmement, lorsque vous commencez, il est difficile de vous arrêter. Alors, abordez la situation avec l’esprit ouvert, mais sachez quand le refermer.

Attendez-vous à plus de questions.
Quelle que soit la qualité de la proposition ou de la présentation d’un fournisseur, il y a tout de même de fortes chances que les conversations de votre comité et le processus de décision soulèvent de nouvelles questions nécessitant des réponses additionnelles. Soyez prêt à poser plus de questions à vos fournisseurs. Il vous faudra peut-être une ou deux journées de plus, mais c’est toujours préférable que de faire des hypothèses ou des suppositions.

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Maintenir la lancée


Terminer en force

Les vieux dictons « le temps, c’est de l’argent » et « le temps est l’ennemi des ententes » ne sont pas que des mises en garde aux vendeurs. En effet, chaque semaine (ou mois) qui passe durant vos délibérations ou entre votre décision et la signature d’un contrat peut coûter cher à votre organisation de différentes façons, notamment :

  • Le temps des membres du comité pourrait être plus profitable ailleurs.
  • Le fait de ne pas avoir la bonne solution en place peut entraîner des désavantages plus importants.
  • La perte prolongée du rythme peut réduire la priorité du programme.
  • Le rendement du capital que vous et votre entreprise avez investi peut être retardé.



Alors que devriez-vous faire si votre processus ralentit ou pour éviter tout ralentissement?


CONFIRMEZ L'ENGAGEMENT DE LA DIRECTION.

Communiquez avec chacune des parties prenantes pour vous assurer que la reconnaissance des employés est une priorité à l’avenir, comprenez ce qui est important pour elles et communiquez rapidement et fréquemment. De plus, dites-leur exactement ce que vous attendez d’elles et offrez-leur du soutien.


MISEZ SUR LA STRATÉGIE. MAINTENEZ LES TACTIQUES.

Prenez des décisions en tenant compte de la stratégie (p. ex., les comportements que vous tenez à reconnaître et pourquoi) afin que le contexte et l’orientation ne changent pas en cours de route ou n’entrent pas en conflit avec d’autres décisions. Il est facile de placer la charrue avant les bœufs, mais les tactiques comme les chemins d’approbation ou le suivi du budget feront partie du processus de mise en œuvre, et vous aurez amplement de temps pour régler le tout plus tard.


ASSUREZ UNE COMMUNICATION CONSTANTE.

Il est plus facile de perdre le rythme que de le récupérer. Heureusement, le problème peut être évité en grande partie si vous gardez la communication ouverte. La tenue de réunions régulières avec votre nouveau fournisseur de reconnaissance vous aidera à maintenir des attentes réalistes, à anticiper les obstacles, à planifier en conséquence et à garder le cap.

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Conclure l’entente


À votre succès!

Sélectionner le meilleur partenaire de reconnaissance des employés pour votre organisation est une tâche monumentale, accompagnée de récompenses tout aussi colossales. Évidemment, cette tâche serait bien moins décourageante et beaucoup plus efficace avec un plan clair et réfléchi.

Nous espérons que la présente série d’articles y aura directement contribué. Une série simple et directe d’étapes et de perspectives pour vous aider à améliorer votre reconnaissance des employés et, ultimement, votre culture. Le bon partenaire de reconnaissance vous aidera à créer de nouvelles expériences employé qui améliorent le quotidien au travail de façons notables et importantes; des expériences qui aident les gens à se sentir appréciés et liés, qui rehaussent leur rendement et alimentent le succès de votre entreprise. De même, la solution que vous choisissez doit être une source énorme de fierté pour vous et votre organisation. Si vous n’êtes pas emballé par la solution, ne faites pas de compromis. Poursuivez vos recherches.

Dans le cadre de votre recherche, vous remarquerez inévitablement (si ce n’est pas déjà fait) que tous les fournisseurs et programmes de reconnaissance ne sont pas égaux. C’est pourquoi la recherche elle-même est importante et que l’équipe de O.C. Tanner est toujours prête à vous épauler.

Pour en savoir plus sur le contenu de la présente série ou sur notre approche de Culture intentionnelle, communiquez avec nous directement.

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