L'outil budgétaire vous permet de suivre et d'ajuster l'émission des nominations et l'argent Cartes Virtuelles dans votre programme de reconnaissance. Grâce à une visibilité en temps réel, vous pouvez facilement éviter les dépenses insuffisantes ou excessives et faire en sorte que votre programme et vos employés prospèrent.

A quoi sert l'outil budgétaire :

• Visibilité en temps réel des dépenses de programme ventilées par unité opérationnelle ou par hiérarchie budgétaire des personnes (en fonction de votre fichier de données).
• Prévenir les dépassements de budget en arrêtant l'approbation des nominations/l'envoi d'argent à Cartes Virtuelles lorsque les fonds destinés à un groupe spécifique ont été épuisés.
• Contrôler le dépassement du budget d'un montant spécifique
  
• Permettre à d'autres personnes du programme d'accéder à la gestion ou à la consultation du budget
• Rappeler aux employés d'envoyer des témoignages de reconnaissance avant l'expiration de leur budget par le biais d'e-mails automatisés configurables (pour les budgets "Personnes")

Comment créer un nouveau budget

1. Sélectionnez Aperçu du budget.

Connectez-vous à votre programme de reconnaissance et sélectionnez Boîte à outils > Accueil Admin > Gérer le budget > Vue d'ensemble du budget.

2. Créer un nouveau budget.

Dans la vue d'ensemble du budget, cliquez sur "Créer un nouveau budget". Le nouveau budget sera affiché sur la page d'aperçu avec un statut incomplet.

Remplir les champs obligatoires :

Hiérarchie budgétaire : Sélectionnez Business Budget ou People Budget. Le premier est basé sur la structure de votre entreprise, tandis que le second est basé sur la structure de votre manager.

Recherche du segment budgétaire de base : Rechercher l'utilisateur qui se trouve au sommet de la hiérarchie de l'organisation (par exemple, le PDG). Note : Le budget de l'entreprise n'aura pas cette option si elle est sélectionnée.

Nom du budget : Saisissez un nom pour le budget. Nous vous recommandons d'inclure une référence à la période couverte par le budget dans le nom du budget (par exemple, budget annuel du programme : 1er janvier 2022 - 31 décembre 2022).

Budget total : Saisissez le montant total de points/dollars (devise) à associer au budget.

Autoriser le dépassement : Sélectionnez la règle de dépassement à appliquer au budget.

Dates de début et de fin du budget : Sélectionnez les dates de début et de fin du budget pour lesquelles le budget sera actif. La date de début doit être la date actuelle (c'est-à-dire la date de création) ou une date ultérieure. Remarque : Vous ne pouvez pas avoir plusieurs budgets dont les dates se chevauchent.

Activer l'envoi de courriels de rappel de budget : Pour les budgets personnels, vous pouvez activer les rappels automatiques par courrier électronique invitant les utilisateurs à envoyer une reconnaissance avant l'expiration de leur budget personnel. Cliquez sur l'interrupteur à bascule pour activer ou désactiver les rappels.

Où les fonds doivent-ils être versés pour les utilisateurs licenciés ? Sélectionnez si le budget personnel restant pour les utilisateurs résiliés doit être transféré au gestionnaire actif le plus proche ou à la racine du budget.

Type de budget : Sélectionnez si le montant du budget total que vous avez saisi était en points ou en devise.

Sélectionner les programmes : Cochez la ou les cases correspondant au(x) programme(s) auquel ce budget sera affecté. Note : Plusieurs programmes peuvent être affectés à un seul budget. Toutefois, un même programme ne peut pas être affecté à plusieurs budgets au cours d'une même période.

Frais de budget : Indiquez si vous souhaitez que le budget soit déduit du budget du proposant ou du candidat.

Niveau de suivi du budget : Sélectionnez si vous souhaitez suivre les budgets jusqu'à l'émission ou jusqu'à l'échange (le suivi de l'émission est fortement recommandé si votre programme est basé sur des points, tandis que le suivi de l'échange a été développé pour les programmes de codes d'accès). Remarque : le suivi des points n'utilise que l'émission, tandis que le suivi des codes d'accès n'utilise que l'échange.

3. Affecter les fonds.

‍Cliquezsur le nom du budget, sélectionnez l'onglet Allocations et téléchargez le fichier CSV. Vous pouvez également télécharger un modèle à remplir. REMARQUE : Lors de la création d'un budget personnel, vous avez la possibilité d'allouer le budget d'un gestionnaire spécifique.

Options de configuration

Contrôle des dépenses
Il existe trois options de contrôle des dépenses : dépassement illimité, aucun dépassement autorisé ou dépassement d'un certain pourcentage.

Courriel de rappel du budget
Lors de la création d'un budget personnel, choisissez d'activer ou de désactiver les courriels de rappel automatisés incitant les utilisateurs à envoyer une reconnaissance avant l'expiration de leur budget.

Cliquez sur "Prévisualiser l'e-mail" pour afficher l'e-mail de rappel.

Utilisateurs résiliés
Choisissez l'endroit où les budgets de reconnaissance restants doivent être transférés pour les utilisateurs résiliés : Le gestionnaire actif le plus proche ou la racine du budget.

Type de budget
Choisissez entre un budget en points (recommandé pour les organisations internationales qui utilisent plusieurs devises) ou un budget en devises (recommandé pour les organisations qui utilisent une seule devise).

Déductions budgétaires
Les déductions peuvent être configurées en fonction de la manière dont l'unité commerciale est facturée et de la manière dont elle est suivie (par émission ou remboursement).

Conseils de pro

Options
Une fois qu'un budget est créé, vous pouvez sélectionner les options suivantes sur la page de présentation du budget : activer le budget, cloner le budget, télécharger les administrateurs/voyeurs et supprimer le budget.

Balance automatique
Utilisez la balance automatique pour répartir les budgets au niveau de l'unité d'affaires mère entre les unités d'affaires secondaires en fonction du nombre de destinataires, du nombre de donateurs ou par personne. REMARQUE : pour les budgets de personnes, l'auto-balancement répartit les budgets au niveau des responsables entre tous les responsables de leur hiérarchie.

Auto Roll-Up
L'Auto Roll-Up fait le contraire de l'Auto Balance, en retirant le budget disponible des sous-unités d'affaires (ou des managers dans la hiérarchie) et en le transférant au budget de l'unité d'affaires mère désignée (ou au niveau du manager).

Transfert de budgets
1. Naviguez jusqu'à la page Aperçu du budget : Boîte à outils > Admin Home > Gérer le budget > Aperçu du budget.

2. Cliquez sur le nom du budget dans la colonne Nom.

3. Cliquez sur l'onglet Allocations.

4. Cliquez sur la ou les flèches pour développer et visualiser les unités d'entreprise jusqu'à ce que vous atteigniez celle vers laquelle ou à partir de laquelle vous souhaitez transférer un budget.

5. Cliquez sur le menu ellipse vertical sous l'en-tête Actions de l'unité opérationnelle à laquelle vous souhaitez retirer des fonds ou en allouer.

6. Cliquez sur Transférer le budget dans la fenêtre modale qui apparaît pour afficher des options supplémentaires.

7. Sélectionnez Transférer le budget vers ou Transférer le budget depuis et recherchez l'unité commerciale ou la personne à transférer vers/depuis. Saisissez un montant et cliquez sur Transférer pour terminer.

Rapports
Les options de rapports pour l'outil budgétaire sont l'exportation de données et le fichier budgétaire, qui agit comme un rapport de synthèse budgétaire, permettant aux clients de voir une ventilation du budget actif avant de procéder à des ajustements.