Exigences relatives aux fichiers de données
Le nouveau fichier de données (votre effectif) est le moteur qui rend possible la suite intégrée de fonctionnalités Culture Cloud; il simplifie l'expérience des utilisateurs et des administrateurs pour la rendre plus fluide, plus engageante et plus inspirante.
Aperçu de la mise en œuvre
Lorsque vous mettez en œuvre expérience employé » Culture Cloud, il est utile de définir les besoins en matière de fichiers de données démographiques (en fonction des critères de votre programme) dans les domaines suivants.
- Culture Cloud (destinées aux employés éligibles dans le cadre initiatives liées à la reconnaissance, aux récompenses pour ancienneté, au bien-être, au leadership, célébrations initiatives d'équipe)
- Global Boutique de récompenses règles relatives à la remise des récompenses et à la couverture géographique)
- Outils de l’administrateur autorisations basées sur les rôles pour le reporting et la planification budgétaire des programmes)
Le processus
- Notre équipe chargée des données vous contactera afin de mieux cerner les objectifs du programme et de veiller à ce que le transfert des données, continu et à jour, soit automatisé et se déroule sans heurts.
- À la suite de cet échange, un cahier des charges relatif au fichier de données vous sera remis afin que vous puissiez le transmettre à votre administrateur informatique.
- Vous devrez ensuite collaborer avec votre équipe informatique pour mettre au point une requête automatisée qui extraira les données de leur système SIRH. Une fois prête, cette requête sera testée par notre équipe chargée des données afin de garantir la précision du programme. (Ce processus prend généralement deux semaines, sous réserve, bien sûr, de l'intégrité des données fournies par le client.)
Types de champs de données
Informations d'identification du client
Il s'agit de données fournies par O.C. Tanner destinées à être intégrées au fichier de population des utilisateurs, afin de garantir un acheminement et un traitement corrects des données au sein du système O.C. Tanner. Cela comprend les noms des en-têtes de champs ainsi qu'un identifiant client unique qui sera inclus dans le nom du fichier.
Identification de l'utilisateur et coordonnées
Il s'agit d'éléments de données tels que le nom d'utilisateur, l'identifiant, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone. Ces informations servent à enregistrer et à identifier de manière unique chaque fiche utilisateur. Elles sont également utilisées pour la connexion au site et à des fins de communication.
Rôle de sécurité
Ces données indiquent les droits d'accès au site dont chaque utilisateur doit disposer au sein de l'application Victories, à savoir : administrateur, destinataire, initiateur de reconnaissance, etc.
Responsable
Ces informations sont utilisées pour les autorisations et pour établir, dans le système, les liens entre les utilisateurs et leurs subordonnés directs.
E-mail de notification
: adresse e-mail utilisée pour les notifications et les commentaires des supérieurs hiérarchiques ou des collègues lorsqu'ils sont envoyés à une personne autre que le supérieur hiérarchique direct.
Date d'entrée en vigueur
Il s'agit de la date utilisée pour déterminer à quel moment un utilisateur doit recevoir une notification concernant son anniversaire de service. Elle s'applique anniversaires donnant droit à une prime anniversaires anniversaires hors année de prime. Cette date doit être ajustée pour tenir compte de toute période de service intermédiaire avant d'être transmise à OC Tanner.
Date de naissance
Il s'agit de la date utilisée (mois et jour uniquement) pour déterminer quand envoyer un message d'anniversaire à l'utilisateur.
de l'unité opérationnelle Ces informations indiquent à quel service de l'organisation appartient chaque utilisateur. Elles sont également utilisées pour la recherche de collaborateurs, l'établissement de rapports et la gestion budgétaire.
de la hiérarchie des unités opérationnelles. Elle sert à établir des liens entre les différentes unités opérationnelles et à améliorer les rapports ainsi que l'outil de budgétisation.
Informations de facturation
Ce lien redirige l'utilisateur vers son lieu de facturation correct et comprend les coordonnées du responsable de la facturation, l'adresse et l'adresse e-mail auxquelles les factures seront envoyées.
Pays de l'utilisateur
. Lorsque plusieurs pays sont configurés, cela facilite le processus d'échange en redirigeant les utilisateurs directement vers le catalogue de leur pays.
Langue
. Cette option permet à l'utilisateur de consulter le site dans la langue de son choix (à condition que cette langue ait été configurée pour le programme).
Prénom préféré de l'utilisateur
Cette option permet de rechercher un utilisateur et de s'adresser à lui par son prénom préféré, plutôt que par son prénom officiel ou de naissance, afin d'améliorer son expérience d'identification. (Les utilisateurs peuvent également indiquer ou modifier leur prénom préféré après s'être connectés.)
Adresse professionnelle
L'adresse professionnelle de chaque employé sert à l'envoi des récompenses ou des invitations à la remise des prix ; si vous utilisez des codes de localisation, chacun doit être unique pour l'adresse et le destinataire.
Adresse personnelle
L'adresse personnelle de l'employé est requise si les invitations ou notifications relatives à la remise des prix doivent être envoyées à son domicile. Elle peut être mise à jour par le destinataire lors de la passation de la commande.
Lignes d'étiquette
Il s'agit de champs qui s'impriment sur l'étiquette d'expédition et la facture ; ils servent souvent à identifier les centres de coûts, les services ou d'autres informations utiles au tri des colis et des factures.
Champs client supplémentaires
Le fichier de données peut comporter un nombre illimité de champs supplémentaires définis par le client, principalement dans le but d'améliorer les rapports. Il s'agit notamment de champs tels que « Intitulé du poste », « Service » et « Centre de coûts ».
Foire aux questions
Que doit contenir le fichier ?
Chaque fichier de données transmis doit contenir les données de tous les utilisateurs participants (c'est-à-dire le fichier complet de la population) à chaque fois que des données sont envoyées à O.C. Tanner.
Comment puis-je envoyer le fichier de données ?
Les fichiers doivent être envoyés à O.C. Tanner via un protocole de transfert de fichiers SFTP. Le nom du fichier doit commencer par « DTLD_ » afin de garantir un acheminement correct. Un identifiant client personnalisé, fourni par O.C. Tanner, doit être ajouté après « DTLD_ ». Le nom du fichier doit également comporter un horodatage.
À quelle fréquence le fichier de données doit-il être envoyé ?
Il est recommandé d'aligner la fréquence d'envoi des fichiers sur le cycle de paie ; les envois hebdomadaires et bimensuels sont les plus courants. Nous n'acceptons actuellement pas les envois quotidiens.
Quel est le format de fichier ?
Chaque fichier doit être fourni sous forme de fichier texte délimité par des tabulations. De plus, tous les fichiers doivent être encodés en UTF-8. Le non-respect de cette consigne peut entraîner la perte ou l'altération de caractères spéciaux (par exemple, les lettres accentuées, etc.).
