Politique d'O.C. Tanner en matière d'IA

Introduction

Les technologies d'intelligence artificielle (« IA ») se présentent sous diverses formes et peuvent améliorer l'efficacité au travail tout en réduisant les coûts. O.C. Tanner reconnaît le potentiel des technologies d'IA, mais leur mise en œuvre doit être responsable, conforme à la loi et en accord avec les politiques d'O.C. Tanner.

O.C. Tanner a adopté une politique régissant l'utilisation par O.C. Tanner des produits, services, outils et technologies qui intègrent ou exploitent l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique et/ou l'intelligence artificielle générative (collectivement dénommés « outils d'IA »). Cette politique est décrite plus en détail ci-dessous.

Objectif

vision politique est de définir les règles régissant l'utilisation responsable des outils d'IA, tout en protégeant O.C. Tanner et ses clients et en atténuant les risques liés à une utilisation abusive, à des conséquences contraires à l'éthique, à d'éventuels biais, à des inexactitudes et à la divulgation non autorisée d'informations personnelles, confidentielles, sensibles ou exclusives.

Cette politique garantit que l'utilisation des outils d'IA sur le lieu de travail est autorisée, contrôlée, éthique et conforme aux obligations contractuelles et à la législation en vigueur, ainsi qu'aux autres politiques et pratiques de l'entreprise.

Champ d'application de la politique

La présente politique s'applique à tous les employés d'O.C. Tanner qui utilisent, développent ou mettent en œuvre des outils d'IA au sein de notre organisation. Elle couvre l'utilisation des outils d'IA liés aux produits et services fournis par O.C. Tanner à ses clients, ainsi que les interactions avec les clients, les tiers et les fournisseurs.

Respect des politiques et accords applicables

La présente politique vise à compléter, et non à contredire, limiter ou remplacer, les règles obligatoires, politiques, exigences légales et obligations contractuelles applicables, qui restent toutes pleinement en vigueur. Toute utilisation des outils d'IA dans le cadre de la présente politique doit être conforme aux autres politiques pertinentes d'O.C. Tanner.

Règles d'utilisation des outils d'IA

O.C. Tanner a mis en place un comité chargé de l'intelligence artificielle, dont la mission est d'examiner et d'approuver les outils d'IA (sur le lieu de travail et au sein de nos services logiciels). Toute utilisation potentielle impliquant des outils d'IA doit être approuvée par ce comité.

Sans l'autorisation écrite du Comité AI, O.C. Tanner s'engage à ne pas :

• ne saisissez aucune information confidentielle, aucun secret commercial ni aucune autre information personnelle, confidentielle, sensible ou exclusive concernant O.C. Tanner, ses employés, ses clients ou des tiers dans le champ de saisie d'un outil d'IA.
• réaliser des livrables pour les clients à l'aide d'un outil d'IA.
• utiliser une version personnelle ou accessible au public d'un outil d'IA (par exemple, une version non destinée aux entreprises) pour toute tâche liée au travail.

Lorsque l'utilisation d'un outil d'IA est autorisée par le comité chargé de l'IA, les employés d'O.C. Tanner doivent :

• Faites preuve de discernement lorsque vous utilisez l'outil d'IA. Il est préférable d'utiliser les résultats fournis par un outil d'IA en complément d'autres informations, connaissances ou outils, sous la supervision d'un être humain afin d'assurer la cohérence et le contrôle.
• examiner minutieusement tous les résultats générés par un outil d'IA avant de les utiliser ou de les transmettre à d'autres employés d'O.C. Tanner afin de vérifier : (i) que ces résultats ne contiennent pas de contenu partial, offensant ou discriminatoire ; (ii) qu'ils n'utilisent ni ne divulguent de manière inappropriée des informations personnelles ou confidentielles ; et (iii) l'exactitude des faits rapportés en les recoupant avec d'autres sources fiables.
• se conformer à toutes les règles spécifiques au produit, sur la base d'un examen juridique des conditions générales applicables régissant l'utilisation de l'outil d'IA par O.C. Tanner.
• utiliser la version d'entreprise ou la licence qu'O.C. Tanner a obtenue pour l'employé.
• utiliser l'outil d'IA dans le respect de la politique, y compris des principes éthiques relatifs à l'IA.

La politique interdit aux employés d'O.C. Tanner : (i) de saisir dans un outil d'IA des contenus offensants, discriminatoires ou inappropriés de quelque manière que ce soit ; ou (ii) d'utiliser des outils d'IA pour mener ou solliciter des activités illégales, porter atteinte aux droits d'autrui, y compris le droit à la vie privée et les droits de propriété intellectuelle, ou nuire à l'exercice de leurs fonctions ou de celles d'autrui.

Principes d'éthique en matière d'IA d'O.C. Tanner

Les principes éthiques d'O.C. Tanner en matière d'IA (« Principes ») énoncés ci-dessous constituent le fondement d'un développement, d'un déploiement et d'une utilisation responsables des outils d'IA dans le cadre (i) du déploiement de ces outils dans les services ou logiciels qu'O.C. Tanner fournit à ses clients ; et (ii) de l'utilisation de ces outils pour accomplir des tâches ou exercer des fonctions liées à l'emploi. Ces Principes guident l'utilisation des outils d'IA par O.C. Tanner et ses employés tout en minimisant les risques potentiels et en maximisant les retombées positives pour nos employés et nos clients.

1. La protection de la vie privée dès la conception. La protection de la vie privée dès la conception consiste à intégrer par défaut la protection de la vie privée dans les produits et services. Lors de l'intégration d'un outil d'IA dans des produits ou services, la protection de la vie privée dès la conception doit être prise en compte à toutes les étapes du développement. Les outils d'IA ne doivent pas être intégrés dans les produits ou services proposés aux clients d'O.C. Tanner, sauf si le client a été informé de l'existence de cet outil.
2. Transparence. Veiller à la transparence lors de la conception, du développement et du déploiement d'un outil d'IA. Communiquer clairement aux parties prenantes et aux clients concernés les capacités, les limites et les risques potentiels associés à cet outil d'IA.
3. Protection des données. Respectez le droit à la vie privée et protégez les données à caractère personnel lorsque vous utilisez un outil d'IA. Des mesures de protection des données rigoureuses et des clauses contractuelles doivent être mises en place avec les fournisseurs tiers d'outils d'IA. Limitez autant que possible la collecte de données à caractère personnel.
4. Équité et égalité. Promouvoir l'équité et prévenir les préjugés dans les outils d'IA. Veiller à ce que les résultats fournis par un outil d'IA ne soient pas discriminatoires et ne désavantagent pas des personnes ou des groupes en raison de caractéristiques telles que l'origine ethnique, le genre, la religion ou le statut socio-économique.
5. Avantages sociaux. Développer et/ou mettre en œuvre des outils d'IA afin d'aider les personnes à s'épanouir au travail. Aligner ces outils sur reconnaissance des employés plus larges des ressources humaines et reconnaissance des employés , tels que la réduction des inégalités et des préjugés sur le lieu de travail.
6. Contrôle et implication humains. Veiller à ce que les employés d’O.C. Tanner conservent le contrôle ultime sur les outils d’IA déployés dans les produits ou services. Éviter le développement ou le déploiement d’un outil d’IA qui aboutirait à une prise de décision significative sans implication humaine. Lorsqu’un outil d’IA est utilisé pour accomplir des fonctions ou des tâches liées à l’emploi, il convient d’examiner ses résultats avec soin et attention. Les résultats bruts d’un outil d’IA ne doivent en aucun cas être présentés ou transmis à des tiers comme un produit fini.
7. Responsabilité. Tenir les développeurs, les exploitants et les organisations pour responsables des résultats et des répercussions des outils d'IA.
8. Fiabilité. Accorder la priorité à la fiabilité des outils d'IA. Développer et/ou déployer des outils d'IA en suivant des procédures rigoureuses de test, de validation et d'atténuation des risques afin de minimiser tout préjudice potentiel pour O.C. Tanner, ses employés et ses clients. Mettre en place des plans d'urgence pour faire face aux défaillances du système.
9. Utilisation éthique. Développez et/ou déployez des outils d'IA de manière éthique, dans le respect des exigences légales. Ne développez ni ne déployez d'outils d'IA à des fins malveillantes, notamment dans le but de manipuler ou de nuire à O.C. Tanner, à ses employés et à ses clients.
10. Suivi et évaluation. Assurer un suivi et une évaluation réguliers des impacts des outils d'IA utilisés par les employés d'O.C. Tanner et/ou intégrés dans des produits ou services. Réaliser des évaluations continues afin d'identifier les biais potentiels, les conséquences imprévues ou les risques, et prendre les mesures appropriées pour y remédier. Collaborer avec les parties prenantes concernées afin de relever en permanence les défis liés aux outils d'IA et d'en gérer les implications.