Introduction

Les technologies d'intelligence artificielle ("IA") se présentent sous diverses formes et peuvent améliorer l'efficacité du lieu de travail tout en réduisant les coûts. O.C. Tanner reconnaît le potentiel des technologies d'IA, mais leur déploiement doit être responsable, légal et conforme aux politiques d'O.C. Tanner.

O.C. Tanner a adopté une politique qui régit l'utilisation par O.C. Tanner des produits, services, outils et technologies qui intègrent ou tirent parti de l'IA, de l'apprentissage automatique et/ou de l'IA générative (collectivement appelés " outils d'IA "). La politique est décrite plus en détail ci-dessous.

Objectif

La vision la politique est d'établir les règles pour l'utilisation responsable des outils d'IA tout en protégeant O.C. Tanner et ses clients et en atténuant les risques de mauvaise utilisation, de résultats contraires à l'éthique, de biais potentiels, d'inexactitudes et de divulgations non autorisées d'informations personnelles, confidentielles, sensibles ou exclusives.

La politique garantit que l'utilisation des outils d'IA sur le lieu de travail est autorisée, contrôlée, éthique et conforme aux obligations contractuelles et au droit applicable, ainsi qu'aux autres politiques et pratiques de l'entreprise.

Champ d'application de la politique

La politique s'applique à tous les employés d'O.C. Tanner qui interagissent avec les outils d'IA, les développent ou les mettent en œuvre au sein de notre organisation. Elle couvre l'utilisation des outils d'IA liés aux produits et services qu'O.C. Tanner fournit à ses clients, ainsi que les interactions avec les clients, les tiers et les fournisseurs.

Respect des politiques et accords connexes

La politique vise à compléter, et non à contredire, limiter ou remplacer, les règles obligatoires, les politiques, les exigences juridiques et les obligations contractuelles applicables, qui demeurent toutes en vigueur. Toute utilisation des outils d'IA en vertu de la politique doit être conforme aux autres politiques pertinentes d'O.C. Tanner.

Règles d'utilisation des outils d'IA

O.C. Tanner a mis sur pied un comité d'IA chargé d'examiner et d'approuver les outils d'IA (sur le lieu de travail et dans le cadre de nos services logiciels). Toutes les utilisations potentielles d'outils d'IA doivent être approuvées par le comité d'IA.

Sans l'autorisation écrite du comité d'IA, O.C. Tanner ne pourra pas :

• entrer toute information confidentielle, secret commercial ou autre information personnelle, confidentielle, sensible ou propriétaire d'O.C. Tanner, d'un employé, d'un client ou d'une tierce partie dans une invite pour un outil d'IA.
• créer des produits pour les clients à l'aide d'un outil d'intelligence artificielle.
• utiliser une version personnelle ou publique d'un outil d'IA (par exemple, une version non destinée à l'entreprise) pour toute fonction liée au travail.

Lorsque l'utilisation d'un outil d'IA est autorisée par le comité d'IA, les employés d'O.C. Tanner doivent :

• faire preuve de discernement lors de l'utilisation de l'outil d'IA. Il est préférable d'utiliser les résultats d'un outil d'IA en complément d'autres informations, connaissances ou outils, avec une supervision humaine pour assurer la cohérence et le contrôle.
• examiner minutieusement tous les résultats d'un outil d'IA avant de les utiliser ou de les transmettre à d'autres employés d'O.C. Tanner afin de vérifier : (i) que les résultats ne contiennent pas de contenu partial, offensant ou discriminatoire ; (ii) que les résultats n'utilisent pas ou ne divulguent pas de manière inappropriée des informations personnelles ou confidentielles ; et (iii) l'exactitude des faits rapportés avec d'autres sources fiables.
• se conformer à toute règle spécifique à un produit, basée sur un examen juridique des termes et conditions pertinents régissant l'utilisation de l'outil d'IA par O.C. Tanner.
• utiliser la version entreprise ou la licence qu'O.C. Tanner a obtenue pour l'employé.
• utiliser l'outil d'IA dans le respect de la politique, y compris des principes éthiques de l'IA.

La politique interdit aux employés d'O.C. Tanner : (i) d'entrer dans un outil d'IA un contenu offensant, discriminatoire ou autrement inapproprié ; ou (ii) d'utiliser les outils d'IA pour mener ou solliciter des activités illégales, enfreindre les droits d'autrui, y compris les droits à la vie privée et à la propriété intellectuelle, ou interférer avec l'exécution de leur travail ou de celui d'autrui.

Principes éthiques d'O.C. Tanner AI

Les principes d'éthique de l'IA d'O.C. Tanner (" principes ") énoncés ci-dessous constituent une base pour le développement, le déploiement et l'utilisation responsables des outils d'IA dans le contexte (i) du déploiement des outils d'IA dans les services ou les logiciels qu'O.C. Tanner fournit à ses clients ; et (ii) de l'utilisation des outils d'IA pour effectuer des tâches ou des fonctions liées à l'emploi. Ces principes guident l'utilisation des outils d'IA par O.C. Tanner et ses employés, tout en minimisant les préjudices potentiels et en maximisant les impacts positifs pour nos employés et nos clients.

1. Le respect de la vie privée dès la conception. La prise en compte du respect de la vie privée dès la conception signifie l'intégration par défaut de la protection de la vie privée dans les produits et les services. Lors du déploiement d'un outil d'IA dans des produits ou services, la protection de la vie privée dès la conception doit être prise en compte à toutes les étapes du développement. Les outils d'IA ne doivent pas être déployés dans les produits ou services offerts aux clients d'O.C. Tanner à moins que le client n'ait été informé de l'existence de l'outil d'IA.
2. Transparence. Assurer la transparence dans la conception, le développement et le déploiement d'un outil d'IA. Communiquer clairement aux parties prenantes et aux clients concernés les capacités, les limites et les risques potentiels associés à l'outil d'IA.
3. Protection des données. Respecter le droit à la vie privée et protéger les données personnelles lors de l'utilisation d'un outil d'IA. Des mesures robustes de protection des données et des conditions contractuelles doivent être mises en place avec les fournisseurs tiers d'outils d'IA. Réduire au minimum la collecte de données à caractère personnel dans la mesure du possible.
4. Équité et égalité. Promouvoir l'équité et prévenir les préjugés dans les outils d'IA. Veiller à ce que les résultats d'un outil d'IA n'entraînent pas de discrimination ou de désavantage pour des personnes ou des groupes sur la base de caractéristiques telles que la race, le sexe, la religion ou le statut socio-économique.
5. Avantage social. Développer et/ou déployer des outils d'IA dans le but d'aider les gens à s'épanouir au travail. Aligner les outils d'IA sur des objectifs plus larges en matière de ressources humaines et de reconnaissance des employés , tels que la réduction des inégalités et des préjugés sur le lieu de travail.
6. Contrôle et participation humaine. Veiller à ce que les employés d'O.C. Tanner conservent le contrôle ultime des outils d'IA déployés dans les produits ou services. Éviter le développement ou le déploiement d'un outil d'IA qui entraîne une prise de décision significative sans participation humaine. Lorsqu'ils sont utilisés pour exécuter des fonctions ou des tâches liées à l'emploi, examinez soigneusement et de manière réfléchie les résultats. Les résultats bruts d'un outil d'IA ne doivent jamais être présentés ou livrés à d'autres personnes en tant que produit fini.
7. Responsabilité. Tenir les développeurs, les opérateurs et les organisations responsables des résultats et de l'impact des outils d'IA.
8. Fiabilité. Donner la priorité à la fiabilité des outils d'IA. Développer et/ou déployer des outils d'IA avec des procédures rigoureuses de test, de validation et d'atténuation des risques afin de minimiser les dommages potentiels pour O.C. Tanner, ses employés et ses clients. Mettre en œuvre des plans d'urgence pour faire face aux défaillances du système.
9. Utilisation éthique. Développez et/ou déployez les outils d'IA d'une manière éthique et conforme aux exigences légales. Ne développez pas ou ne déployez pas d'outils d'IA à des fins malveillantes, y compris la manipulation ou le préjudice causé à O.C. Tanner, à ses employés et à ses clients.
10. Contrôle et évaluation. Contrôler et évaluer régulièrement les impacts des outils d'IA utilisés par les employés d'O.C. Tanner et/ou déployés dans les produits ou services. Mener des évaluations continues pour identifier les biais potentiels, les conséquences involontaires ou les risques, et prendre les mesures appropriées pour y remédier. Collaborer avec les parties prenantes concernées pour relever en permanence les défis et les implications des outils d'IA.