La formation permet de rester efficace lorsqu'on travaille à distance. À mesure que la collaboration prend de nouvelles formes, il est important de s'adapter à l'évolution des temps.
La semaine dernière, un nouveau membre de mon équipe m’a vu peiner à dessiner l’organigramme lors de notre appel d’intégration. Ce qui me prenait auparavant quelques minutes avec un marqueur et un tableau blanc m’a demandé bien plus de temps, alors que je glissais et déposais des cases et que je griffonnais dedans. Alors que je parvenais enfin à conclure mon explication, je me suis souvenu d’une conversation avec un dirigeant d’entreprise il y a quelques semaines. Il m’avait dit que parmi toutes les choses qui lui manquaient au travail, ce sont les débats et les conversations autour des tableaux blancs qui lui manquaient le plus. Sans oublier le fait que la plupart du travail se faisait souvent pendant les pauses thé, lors de conversations en face à face, ou en se rendant au bureau de quelqu’un, plutôt que par e-mails et appels téléphoniques. En même temps, je me suis souvenu d’une autre conversation au cours de laquelle un responsable expliquait que les appels virtuels donnaient exactement l’impression d’être assis autour d’une table de conférence avec tout le monde qui criait et coupait la parole aux autres. Le point commun entre ces nombreuses conversations était que, pour le meilleur ou pour le pire, la communication et la collaboration connaissaient une transformation au sein des organisations à travers le monde et en Inde.
Il y a quelques années, les espaces de bureau étaient conçus pour favoriser les interactions entre les employés. Ces rencontres fortuites sur le lieu de travail, qui stimulaient les échanges d’idées et l’innovation, ont précisément donné naissance aux concepts d’espaces ouverts et d’espaces communs plus vastes. Aujourd’hui, les espaces de travail sont repensés pour faire exactement le contraire : encourager les employés à garder leurs distances.
Alors que le travail envahit chaque heure de la journée, les gens s’efforcent activement de réduire le nombre d’appels quotidiens (fatigue due au port des écouteurs) et de mieux gérer leurs e-mails. Les réunions sont raccourcies autant que possible et les employés adoptent des « cures de désintoxication numérique ». Si toutes ces mesures sont absolument indispensables pour retrouver un équilibre, elles conduisent également à une collaboration fragmentée. On n’a plus d’appels équivalents aux pauses thé ou cigarette. Dans la quête de la réunion parfaite, le temps consacré aux civilités et aux digressions inutiles a été réduit pour se concentrer sur les aspects importants. Les réunions deviennent tout ce que nous voulions qu’elles soient, sauf que lorsqu’on ne rencontre pas ses collègues en personne, il est facile d’être tiraillé entre le désir de conversations informelles et la volonté de préserver son temps.
Lorsque les appels sont perçus comme une charge supplémentaire, que les employés réclament moins de réunions (informelles ou non) et que les tableaux blancs virtuels ne sont pas à la hauteur, comment faire en sorte que la communication et la collaboration restent efficaces ? Voici quelques pistes à explorer.
L'année 2020 a été marquée par une croissance spectaculaire de l'utilisation des outils de collaboration en ligne. Les entreprises lancent sans cesse de nouvelles fonctionnalités et des mises à jour pour répondre à la demande. Envisagez d'intégrer certains de ces outils à votre travail. Asana, Trello, Slack, Quip et CodingTeam ne sont que quelques-uns des outils qui facilitent la communication, la collaboration et la gestion de projet. Prêtez attention aux outils qui vous permettent de résoudre plusieurs problèmes à la fois, qui sont faciles à utiliser, qui offrent des contrôles de confidentialité rigoureux et qui sont compatibles avec les systèmes que vous utilisez déjà. Ces outils peuvent également remplacer les espaces physiques que vous aviez créés pour encourager les employés à se réunir. Considérez-les comme vos espaces de rencontre virtuels. Tirez parti des salons de discussion par équipe et par centre d'intérêt. Assurez-vous simplement que ces groupes soient suffisamment grands pour être inclusifs, mais suffisamment petits pour créer une ambiance conviviale.
Mettez vos objectifs en pause et réévaluez ceux qui sont soudainement devenus plus prioritaires. Une préoccupation qui revient sans cesse, tant chez les managers que chez les employés, concerne les modalités du travail à distance. Les managers se posent une multitude de questions sur la manière de mieux encadrer leurs collaborateurs à distance et, de leur côté, les employés ont exprimé le besoin d’aide pour comprendre comment rester en lien avec l’équipe. Les conseils pour des réunions efficaces, l'importance de ne pas annuler les entretiens individuels ni les réunions d'équipe, ou encore de ne pas perdre de temps en bavardages inutiles ne sont pas des réflexes qui viennent naturellement à tout le monde. Pourtant, la question de savoir comment rester efficace en mode virtuel figure désormais en tête de liste des éléments qui contribuent à la réussite. Il est important de concevoir des formations qui aideront les managers et les employés à rester connectés et à collaborer.
Les personnes qui travaillent à domicile doivent savoir communiquer efficacement sur ce qu’elles font et sur la manière dont elles sont censées travailler. Lorsque toute l’équipe travaille à domicile, la question de l’instauration d’un climat de confiance prend également toute son importance. En télétravail, on passe facilement à côté des indices contextuels qui nous aident en face à face. En cas de doute, mieux vaut communiquer à outrance. Quelle que soit l'importance d'une décision ou la brièveté d'une conversation, essayez de résumer les mises à jour importantes du projet ou les notes de réunion et partagez-les avec le reste de l'équipe — même au risque de faire double emploi. Il est préférable de le faire par écrit. De nombreuses réunions ont lieu sans que le compte-rendu ne soit jamais rédigé. Cela doit changer. Après toute réunion ou discussion d'équipe, encouragez le responsable de la réunion à rédiger un compte-rendu et à communiquer les décisions prises à l'équipe dès que possible. Cela aidera les membres de l'équipe à rester sur la même longueur d'onde et servira de référence pour l'avenir.
Au bureau, il n’était pas rare que quelqu’un vous appelle ou vienne vous voir si vous ne répondiez pas dans l’heure. Ce comportement doit changer. Les gens jonglent de plus en plus avec de nombreuses tâches simultanées et ne seront probablement pas devant leur ordinateur portable lorsque vous leur envoyez un message ou un e-mail. Prévoyez un délai de réponse. Préparez-vous mentalement à accepter que vous n’obteniez pas de réponse immédiate. Les gens ne répondent pas parce qu’ils vous ignorent. Ils sont probablement occupés ou font une pause. Adoptez la communication asynchrone et, si c’est urgent, mentionnez-le dans l’objet de votre message ou dans votre conversation. Évitez également d’envoyer des messages qui se limitent à un simple « Bonjour » pour engager la conversation. Souvent, je ne réponds pas à un « Bonjour » car cela ne me donne aucune indication sur la demande. Incluez plutôt suffisamment d’informations pour permettre aux gens de répondre quand ils le peuvent.
Rester efficace lorsqu'on travaille à distance est une compétence qui s'améliore avec la pratique. Certes, les interactions en face à face offrent une profondeur que le virtuel ne pourra jamais égaler. Cependant, à mesure que la collaboration prend de nouvelles formes, il est important de s'adapter à l'évolution des temps. Quels changements mettez-vous en œuvre pour vous adapter ?
