La seule façon de lutter contre l'épuisement professionnel est d'identifier les facteurs qui le favorisent. Bien qu'il en existe de nombreux, l'urgence artificielle est un facteur qui peut être facilement corrigé.
Auteur : Ankita Poddar
En 2019, l'Organisation mondiale de la santé (OMS) a classé le burn-out comme un « phénomène professionnel ». Bien qu'il ne soit pas encore considéré comme une pathologie, si l'on en croit les dernières études, il est en passe de le devenir. Selon une étude Gallup de 2018 menée auprès de 7 500 employés, 23 % des employés ont déclaré se sentir très souvent ou toujours épuisés au travail, tandis que 44 % supplémentaires ont déclaré se sentir parfois épuisés. En 2019, Clockify a affirmé que 7 personnes sur 10 sont confrontées au burnout et que 5 sur 10 en souffrent. Selon le Rapport mondial sur la culture 2020 d'O.C. Tanner, 79 % de l'ensemble des employés souffrent d'un burnout léger, modéré ou grave.
À l’ère des applications de suivi du temps et des astuces de productivité, il devient de plus en plus difficile de trouver du temps pour de véritables moments de détente ou, pour reprendre les mots de William Henry Davies, « de rester là à regarder, aussi longtemps que le font les moutons ou les vaches ». Après tout, chaque instant passé à contempler le vide est une minute perdue. Même si l’on pourrait vous faire croire que le burn-out est l’apanage des faibles, il suffit de prêter un peu d’attention aux symptômes pour se rendre compte qu’il est bien plus répandu qu’il ne devrait l’être. Manque de concentration, dépression, anxiété, tension, accès de colère, léthargie, perte de sommeil et d’appétit sont autant de signes indiquant que vous pourriez être victime d’épuisement professionnel.
Changer de travail peut être un moyen d'échapper au burn-out, mais quand ce phénomène est aussi répandu, on risque de le retrouver partout où l'on va. Existe-t-il donc un moyen d'y échapper, ou faut-il l'accepter comme une maladie inévitable de notre époque ?
Si les entreprises prennent conscience de l'impact financier du burn-out, le fait de mettre davantage l'accent sur le bien-être mental n'est qu'un premier pas. La seule façon de lutter efficacement contre le burn-out consiste à identifier ses facteurs aggravants ; bien qu'ils soient nombreux, l'urgence artificielle est l'un des principaux responsables, et c'est un problème qui peut être facilement résolu.
L'urgence artificielle, c'est l'art de rendre urgent ce qui ne l'est pas. C'est aussi simple que ça. Si votre échéance est fixée au15 février et que vous vous fixez une échéance au5, c'est de l'urgence artificielle. L'avantage de recourir à l'urgence artificielle, c'est qu'elle réduit le risque de manquer les échéances. Si vous adoptez cette stratégie dans certains domaines de votre vie, cela peut vous aider. Cependant, si elle est appliquée à tous les aspects de la vie, elle perd de son efficacité. L'urgence artificielle se nourrit d'une vision pessimiste de soi qui part du principe que vous êtes incapable de réussir. Ce concept repose sur la conviction que vous manquerez inévitablement vos échéances. Ce qui aggrave encore l'urgence artificielle, c'est lorsque votre direction commence à adhérer à cette même vision pessimiste. Combien de fois votre responsable, ou vous-même en tant que responsable, avez-vous fixé des objectifs inutilement ambitieux pour tenter de respecter des échéances imaginaires ?
Nous sommes submergés par des délais artificiels et on nous fait croire que c'est la fin du monde si nous ne les respectons pas. En venant à bout de ce fléau, vous réduisez presque instantanément le risque d'épuisement professionnel. La bonne nouvelle, c'est qu'il est d'une simplicité enfantine de gérer cette urgence artificielle, surtout si vous êtes cadre. Voici quelques conseils pour y parvenir :
1. La règle de l'unique échéance : vous n'avez le droit de fixer qu'une seule échéance pour l'équipe et une seule par personne et par mois pendant les trois premiers mois. Ce nombre est ensuite réduit à une échéance par trimestre. Toutes les autres échéances sont soit fixées par l'entreprise, soit fixées par les membres de votre équipe eux-mêmes.
Si l'outil d'évaluation arrive à son terme et que vous avez besoin d'un rapport avant la fin du mois, déterminez pour lequel vous souhaitez fixer une date limite. Vous ne pouvez pas faire les deux. Si vous choisissez de fixer une date limite pour examiner les données saisies dans l'outil une semaine avant sa fermeture, l'équipe vous soumettra alors le rapport à la date de son choix, et inversement.
Au début, vous aurez l'impression que tout va s'écrouler et que rien ne sera jamais prêt à temps. Avec le temps, vous vous rendrez compte que tout ne s'écroule pas, qu'il n'y a pas de mal à ce que certaines choses passent à la trappe, et votre anxiété commencera à s'estomper. Vous vous rendrez également compte que votre équipe est bien plus responsable que vous ne le pensez.
2. SLA (accord de niveau de service) de 24 heures: il est naturel de s'attendre à ce que l'on vous réponde immédiatement ou dans l'heure qui suit. On est alors tenté d'aller voir la personne en question ou de lui envoyer un message pour accélérer le délai de réponse. Cependant, ces actions sont également source de stress pour votre équipe. N'envoyez de message, n'appelez et n'allez voir la personne qu'une fois que 24 heures se sont écoulées depuis que vous avez laissé votre message. Si vous souhaitez une réponse plus rapide, marquez l'e-mail comme « urgent ». Encore une fois, votre équipe est plus compétente que vous ne le pensez.
3. Ne répercutez pas la pression : on est souvent tenté de dire que l’on fixe des délais artificiels ou que l’on exige des réponses immédiates uniquement parce que notre supérieur nous le demande. Si l’on ne le faisait pas, il serait mécontent. C’est lui qui fixe des délais serrés, et vous ne faites que travailler en amont à partir de ceux-ci. Les excuses ne manquent pas. Ne le faites pas ! Gardez ce que vous pouvez à votre niveau et ne transmettez qu’une infime partie de la pression vers le bas. C’est votre rôle en tant que manager : être capable de résister et d’empêcher votre équipe de s’épuiser, en particulier à cause d’une urgence artificielle. Peut-être devriez-vous renvoyer la pression vers le haut. Demandez-leur (gentiment) pourquoi les délais sont ce qu’ils sont. S’ils ne peuvent pas donner de raison valable, ils sont susceptibles de reconnaître le problème et de revoir leurs attentes.
4. Les plages « sans réunion »: cette pratique gagne en popularité ces derniers temps. Cependant, au lieu de fixer vous-même une plage horaire sans réunion pour toute l'équipe, laissez-les choisir leurs propres plages. Cela peut sembler un peu déroutant au début, mais vous vous rendrez compte que le fait que les employés bloquent 4 heures dans leur propre agenda entre 8 h et 20 h (et au-delà si nécessaire pour tenir compte des fuseaux horaires) ne complique pas vraiment la planification. Cela leur donne simplement le temps de vraiment travailler. Par exemple, je ne prends pas de rendez-vous avant 9 h 30, entre 12 h 30 et 13 h 30, entre 18 h et 20 h 30, puis après 23 h. Cela permet d’avoir une meilleure qualité de vie. Croyez-moi, c’est possible.
5. Les « congés de travail » (Working PTO): À mon grand désarroi, cette pratique gagne elle aussi en popularité. J’ai découvert ce terme vers la fin de l’année dernière et je l’ai depuis observé à l’œuvre à plusieurs reprises. Apparemment, alors que les congés (PTO) impliquent de se déconnecter totalement du travail, les « congés de travail » désignent des congés pendant lesquels on consulte et répond à ses e-mails de manière intermittente. Mon conseil : interdisez les congés avec travail – non seulement leur utilisation explicite, mais aussi leur mise en place. Ce n’est pas cool d’attendre d’une personne en congé qu’elle consulte ses e-mails ou soit disponible pour répondre au téléphone. Oui, je le répète, rien ne va s’écrouler. Après avoir cru pendant cinq ans que j’étais indispensable, je suis parti pour mon premier trek et j’ai dissipé toute anxiété liée à l’absence totale de réseau mobile. Je suis revenu à la réalité et tout allait bien. Soyez un meilleur patron et sanctionnez quiconque ose répondre à ses e-mails pendant ses congés.
S'il est vrai que les responsables ont davantage de prise sur cette urgence artificielle, les collaborateurs individuels disposent eux aussi d'une certaine marge de manœuvre. Maintenant que l'OMS s'est engagée dans la voie de l'élaboration de recommandations fondées sur des données probantes concernant le bien-être mental au travail, nous serons bientôt en mesure de confirmer objectivement nos nombreuses hypothèses et d'œuvrer enfin à faire de l'espace de travail un lieu véritablement meilleur.
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Ankita Poddar est une professionnelle des ressources humaines qui a acquis de l'expérience en tant que partenaire RH et spécialiste en formation et développement. Passionnée par les ressources humaines, Ankita tient un blog très actif. Elle contribue notamment aux blogs de l'Human Capital Institute (HCI), de People Matters India et d'O.C. Tanner.
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