La transparence revisitée

Perspective

La transparence au travail et dans les entreprises est un principe relativement récent. Pendant longtemps, les organisations ont intentionnellement caché des informations à leurs employés, ce qui a donné lieu à un sentiment de secret. Aujourd'hui, les dirigeants savent que la dissimulation risque de désengager les travailleurs, de rendre les dirigeants moins responsables et de diminuer la confiance et la prise de décision. Bien entendu, comme pour de nombreux principes, plus nous en apprenons sur la transparence, plus elle a de choses à nous apprendre. Lorsque les organisations sont ouvertes et honnêtes dans les quatre domaines qui comptent le plus pour les employés, notre recherche révèle des avantages profonds et même inattendus. Certes, la confidentialité et le respect de la vie privée ont toujours leur place, mais il est de plus en plus évident que des communications ouvertes et fréquentes produisent de meilleurs résultats.

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Introduction

La pratique de la transparence sur le lieu de travail se heurte souvent à des problèmes entre ce que les organisations et les dirigeants pensent devoir communiquer et ce que la plupart des employés veulent savoir.

Les employés préfèrent généralement en savoir plus que ce que leurs employeurs peuvent partager, compte tenu d'un environnement complexe de règles, de réglementations et de normes sociales. De nombreuses organisations transmettent les informations à leurs dirigeants (qui décident ensuite de ce qu'ils veulent transmettre à leur personnel), tandis que d'autres s'appuient fortement sur les ressources humaines pour jouer le rôle de gardiens. Quoi qu'il en soit, lorsque les employés pensent que l'information est retenue ou filtrée, les sentiments de confiance et de respect peuvent s'en ressentir.

Pendant la pandémie, les employeurs ont accru leur transparence en modifiant leurs méthodes de travail, pratiquement du jour au lendemain. Nombre d'entre eux sont passés à une communication régulière, voire quotidienne, avec les employés sur les changements, les performances ou les besoins de l'entreprise. Les employés ont apprécié l'information et l'approche honnête. Ils se sont sentis plus engagés et plus proches de leur employeur, et mieux armés pour prendre des décisions. Les employés et les entreprises en ont bénéficié.

Alors que les organisations font face à de nouveaux changements culturels, technologiques et économiques, l'appétit des employés pour la transparence reste élevé. Ils veulent connaître leur rôle, mais aussi l'orientation de l'organisation, la raison d'être des décisions ou des changements importants, et la manière dont les dirigeants sont tenus pour responsables. Malheureusement, seule la moitié des travailleurs déclarent que leur organisation, leurs dirigeants, leurs équipes de RH ou leurs responsables directs sont transparents. Le même nombre de personnes déclare que les processus de promotion et de rémunération sont transparents. Pire encore, une majorité d'employés dans 28 pays pensent que leurs dirigeants les induisent délibérément en erreur^.1

Il y a quelques années, nos recherches ont révélé à quel point la transparence organisationnelle était impérative pour instaurer la confiance, le bien-être et l'engagement, en particulier dans les périodes difficiles^.2 Aujourd'hui, nos études révèlent que les employés attendent de la transparence dans quatre domaines clés :

• Travail personnel
• Liens avec les autres et la communauté de travail
• Prise de décision (à la fois les hauts responsables et les responsables immédiats)
• Responsabilité

Comme le montre le tableau suivant, lorsque les organisations intègrent la transparence dans ces quatre domaines à l'expérience employé quotidienne expérience employé, les chances d'obtenir plusieurs résultats positifs augmentent :

L'effet sur le bien-être des employés est également notable : Les risques d'anxiété probable diminuent de 40 %.

L'importance de la transparence n'est pas nouvelle pour les organisations, mais elles ont tout intérêt à l'envisager sous un nouvel angle. Plutôt qu'une politique globale ou un élément culturel éthéré, la transparence peut être une pratique qui imprègne les opérations quotidiennes, les approches du leadership et les valeurs fondamentales afin d'instaurer la confiance, le respect, l'engagement et l'appartenance.

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"Encourager la transparence et la communication ouverte sur le lieu de travail peut être inconfortable, mais peut avoir de grandes récompenses : un véritable alignement organisationnel, moins de distractions, une rapidité accrue, une compréhension partagée et des niveaux plus élevés de confiance, de crédibilité et d'assurance de la part des dirigeants. Ces avantages aident votre entreprise à fonctionner avec moins de frictions et favorisent une culture qui attire et retient les personnes talentueuses qui veulent faire entendre leur voix au travail."
-Amanda Atkins, responsable de la communication interne, Slack

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La fenêtre sur le travail personnel

Le premier domaine de transparence concerne la charge de travail, les performances et l'évaluation individuelles des employés. Dans nos groupes de discussion, nous avons constaté que les employés sont les plus curieux au sujet de leur travail personnel. Plus précisément, ils veulent

• Des attentes claires, élevées et saines
• Des conseils et un soutien pour répondre à ces attentes
• Clarté des responsabilités
• Les indicateurs de performance permettant d'évaluer leur travail
• Retour d'information en temps réel sur leurs performances
• un lien entre leur travail, les objectifs généraux de l'entreprise et la rémunération
  

Fait remarquable, 60 % des employés ne comprennent pas pleinement les stratégies et les objectifs de leur entreprise, et encore moins la manière dont leur travail les soutient^.3

En outre, les gens ont besoin d'accéder aux informations et aux outils pour faire leur travail - ainsi que d'avoir une visibilité sur les autres équipes qui ont une incidence sur leur travail - et ils veulent voir leur avenir possible au sein de l'organisation grâce à des parcours de carrière bien définis.

La personne qui communique fait également une grande différence qui peut changer en fonction des circonstances. Par exemple, lors de la pandémie de grippe aviaire, une communication transparente de la part de la direction a été cruciale. Les employés avaient besoin d'être régulièrement rassurés - parfois quotidiennement - sur le fait qu'ils étaient en sécurité, soutenus et appréciés. Aujourd'hui, l'accent s'est déplacé et la transparence sur le travail et les performances est 7 fois plus importante de la part des responsables immédiats que de la part des dirigeants ou des équipes de ressources humaines. Cette communication peut se faire dans le cadre d'un tête-à-tête formel, d'e-mails quotidiens ou de conversations décontractées.

Comme le montre le tableau suivant, lorsque les dirigeants communiquent de manière transparente sur le travail, les chances d'obtenir plusieurs perceptions positives augmentent.

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Les salariés veulent aussi de la transparence de la part de leurs collègues de travail

Le deuxième domaine de transparence, la communauté, s'applique au dialogue des employés avec leurs collègues, leurs dirigeants et les membres des équipes interfonctionnelles. Cela inclut la collaboration avec des équipes de soutien, où les employés peuvent partager leurs idées, essayer, échouer et gagner ensemble.

Une grande transparence dans ce domaine favorise le sentiment d'appartenance, la cohésion culturelle et la confiance. Les employés sont informés des nouvelles et des événements au sein de l'organisation. Ils donnent, reçoivent et témoignent régulièrement de leur reconnaissance.

Une remarque importante : une communauté de travail transparente exige un effort intentionnel. Les dirigeants doivent consacrer autant de temps à cultiver les relations qu'à accomplir des tâches et des projets. Les dirigeants efficaces créent un environnement transparent où chacun peut aborder les problèmes afin d'instaurer la confiance, partager l'information de manière équitable pour favoriser l'inclusion et reconnaître souvent les contributions individuelles. Ils créent des équipes où les employés savent qu'ils ont leur place et où ils se situent. Une communication transparente au sein des communautés de travail améliore les chances de plusieurs autres perceptions positives, comme le montre le tableau suivant.

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La transparence dans la prise de décision intervient avant la décision

La transparence dans la prise de décision signifie traditionnellement que l'on partage ouvertement la réflexion qui sous-tend certains choix ou certaines actions. La communication du processus et des critères, ainsi que d'informations facilement accessibles sur les changements et les mises à jour, peut aider les employés à se sentir liés aux décisions et à la vision de l'organisation.

Toutefois, notre nouvel objectif dans ce domaine va plus loin et garantit que la voix des employés est entendue avant même que les décisions ne soient prises. Il s'agit notamment d'offrir des possibilités de retour d'information, d'encourager un dialogue ouvert et de laisser la place à la contribution sans craindre de conséquences négatives. Cette approche montre aux gens que leurs analyses sont appréciées et prises en compte, et elle renforce leur confiance dans les dirigeants et leur sentiment d'inclusion.

Comme cela a toujours été évident, un manque de transparence dans la prise de décision conduit à la frustration des employés, à la méfiance et à une baisse du moral, ce qui peut se répercuter sur la culture du lieu de travail. Lorsque la communication n'est pas claire ou cohérente et que les employés ne pensent pas avoir leur mot à dire dans les décisions, ils peuvent se sentir déconnectés des dirigeants et des organisations, ce qui sape la confiance et diminue l'engagement.

Comme le montre le tableau suivant, lorsque la prise de décision est transparente et que les employés sont activement impliqués, les chances d'avoir plusieurs perceptions positives augmentent.

En outre, les employés sont 30 % moins susceptibles de se sentir impuissants face à leur situation au travail.

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"Les dirigeants doivent soit investir un temps raisonnable pour s'occuper des peurs et des sentiments, soit gaspiller un temps déraisonnable à essayer de gérer des comportements inefficaces et improductifs"
-Brené Brown, chercheuse, professeure et auteure

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Responsabilisation et appropriation pour les dirigeants, reconnaissance pour les employés

Enfin, les employés doivent voir comment les dirigeants sont responsables et s'approprient leur travail. Cet aspect de la transparence implique de communiquer les responsabilités et les attentes des dirigeants, ce qui permet d'instaurer la confiance et le respect.

Dans notre recherche, la responsabilité fait référence à la manière dont les dirigeants se conforment à des normes communiquées et partagent la manière dont leurs actions s'alignent sur les objectifs de l'organisation. Cela inclut la norme d'appropriation, qui s'applique à la manière dont les dirigeants reconnaissent leur rôle dans les décisions et assument la responsabilité des résultats - positifs ou négatifs.

Il peut s'agir d'admettre qu'une décision crée des problèmes pour les employés ou qu'une stratégie échoue tout simplement. Les dirigeants qui communiquent de manière proactive le raisonnement, les résultats escomptés et toutes les conséquences imprévues de leurs choix font preuve d'un engagement à la fois de transparence et d'intégrité.

De telles pratiques positionnent les dirigeants comme des partenaires de leurs subordonnés directs plutôt que comme des figures d'autorité distantes. Une étude récente publiée dans Forbes a révélé que lorsque les dirigeants partageaient systématiquement les défis organisationnels et invitaient à un dialogue ouvert, 63 % des employés devenaient de fervents défenseurs de l'entreprise (contre 6 % dans les entreprises qui ne le faisaient pas)^.4 Proposer des réflexions franches sur un changement de politique ou partager les leçons tirées d'une erreur humanise le leadership et renforce les liens au sein de l'organisation.

Il est remarquable que la responsabilité transparente soit encore plus puissante lorsque les dirigeants reconnaissent les employés pour leur bon travail. Tout comme la transparence révèle le rôle du dirigeant dans les réalisations, la reconnaissance met en évidence les contributions des employés. Les dirigeants qui partagent ouvertement les défis auxquels l'organisation est confrontée, admettent leurs erreurs, assument leurs responsabilités et reconnaissent les employés lorsque les choses vont bien peuvent améliorer considérablement les chances d'obtenir plusieurs résultats positifs.

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Recommandations

En se concentrant sur quatre domaines de transparence, les organisations peuvent créer une culture d'entreprise où les employés sont informés, se sentent valorisés et comprennent comment ils contribuent au succès.

1. Communiquer ouvertement et souvent avec les employés

Les employés souhaitent que les dirigeants ne se contentent pas de partager des informations, mais qu'ils expliquent également comment elles affecteront leur travail. Cela est particulièrement vrai pour les défis organisationnels, les changements de politique et les nouvelles directives. Les dirigeants doivent s'entretenir régulièrement avec les employés et se concentrer sur les points suivants :

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Travail personnel

Organisez fréquemment des entretiens individuels pour discuter du travail des employés et de leurs performances personnelles. Ces entretiens devraient porter sur les points suivants

• Attentes en matière de charge de travail
• Comment leurs performances sont-elles évaluées ?
• Comment leur rôle contribue aux objectifs de l'organisation
• Conversations sur les rémunérations
• Leur avenir au sein de l'organisation
• Reconnaissance régulière et personnalisée du bon travail

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Communauté

Offrir des possibilités de dialogue formel et informel entre les employés et les dirigeants. Cela peut impliquer

• Collaboration entre les individus, les équipes et les services
• Des affectations d'équipe qui favorisent l'inclusion et la sécurité pour innover et échouer
• Partager équitablement les informations avec tous les membres de l'équipe
• Occasions de donner, de recevoir et de témoigner de la reconnaissance

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Prise de décision

Ne vous contentez pas de partager un plan ; sollicitez l'avis des employés sur les décisions à prendre par le biais d'assemblées générales, de forums et d'outils de retour d'information. Quelques stratégies possibles :

• Expliquer les raisons des changements et des décisions
• Communiquer le processus de prise de décisions qui affectent les employés
• Inclure tout le monde dans le processus de prise de décision dès le début
• Encourager les gens à répondre aux dirigeants en leur assurant que le retour d'information est apprécié, mais jamais puni.

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Responsabilité

S'approprier les erreurs et en assumer la responsabilité, mais aussi reconnaître les employés lorsqu'ils contribuent aux succès. Les organisations et les dirigeants devraient :

• Faire preuve d'ouverture à l'égard des défis à relever
• Reconnaître les problèmes et les erreurs
• Accepter la responsabilité de l'impact des décisions sur les employés
• Admettre que les informations sont incomplètes
• Reconnaître les personnes qui ont accompli un travail remarquable

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2. Instaurer la transparence dans les processus de travail

Les organisations devraient s'efforcer d'intégrer des pratiques transparentes dans la formation des dirigeants, les procédures formelles de prise de décision, les activités de renforcement de l'esprit d'équipe et les initiatives culturelles.

Les cadres peuvent avoir besoin de directives spécifiques de la part des RH et de la direction générale sur ce qu'ils peuvent ou doivent partager et comment, ainsi que sur les meilleures pratiques pour parler avec les employés de leur travail de manière transparente. Fournissez aux dirigeants les informations, le soutien, la flexibilité et l'autonomie nécessaires pour faire preuve de transparence et montrez-leur comment assumer la responsabilité et faire preuve d'empathie pratique pour répondre aux questions difficiles des employés.

Les organisations doivent également créer des voies claires pour que l'information circule librement entre les employés et les dirigeants - et les échelons supérieurs - afin qu'il y ait suffisamment de communication, de retour d'information et de reconnaissance. Facilitez la participation des employés par le biais d'enquêtes, d'outils de suggestion, de réunions d'équipe et d'assemblées générales.

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"Le plus beau cadeau que vous puissiez faire à votre équipe : la clarté, la communication et le rassemblement autour d'une mission commune"
-Anne Sweeney, Présidente, Disney-ABC Television Group

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3. Utiliser la reconnaissance des employés pour amplifier les effets de la transparence

La reconnaissance par les dirigeants est un excellent moyen de fournir un retour d'information transparent sur le travail et les performances personnelles des employés, en particulier lorsqu'elle met en évidence les façons uniques dont ils contribuent, se développent et font la différence. Il convient donc d'être précis lorsque l'on reconnaît les personnes et d'aligner la reconnaissance sur la vision, les objectifs et les valeurs de l'organisation.

De même, la reconnaissance entre pairs renforce la transparence dans le domaine de la communauté lorsqu'elle met l'accent sur la collaboration et aide les employés à se sentir inclus. Veillez à ce qu'il y ait des outils et des opportunités pour que les gens se reconnaissent les uns les autres au sein des équipes et des départements. Impliquez les membres de l'équipe dans les moments de reconnaissance pour qu'ils commentent le travail reconnu et observent les éloges de première main.

En outre, donnez à tous les employés les moyens d'exprimer leur reconnaissance, même à leurs chefs, et fournissez-leur divers outils pour qu'ils puissent le faire fréquemment.

Si la transparence dans les quatre domaines clés améliore les mesures de la culture - y compris les aimants à talents tels que la vision, l'opportunité et la réussite - nos recherches montrent que l'ajout de la reconnaissance^intégrée6 (reconnaissance qui fait partie intégrante et quotidienne de l'expérience employé) peut doubler ou tripler l'impact.

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La transparence revisitée - Principaux enseignements

Les salariés ont besoin de transparence dans quatre domaines clés : Le travail personnel, la communauté, la prise de décision et la responsabilité.

Les salariés souhaitent de la transparence de la part de leurs dirigeants et de leurs pairs.

La transparence exige une communication claire et honnête, ainsi que la prise en compte de la voix des employés lors de la prise de décision.

Une plus grande transparence permet aux employés de se sentir informés et valorisés et leur donne un plus grand sentiment d'appartenance.