La transparence, revisitée

Point de vue

La transparence au travail et dans le monde des affaires est un principe relativement récent. Pendant longtemps, les organisations ont délibérément caché des informations à leurs employés, ce qui a donné lieu à un climat de secret. Aujourd’hui, les dirigeants savent que la dissimulation risque d’entraîner une désengagement des employés, un manque de responsabilité chez les dirigeants, ainsi qu’une perte de confiance et une prise de décision moins efficace. Bien sûr, comme pour de nombreux principes, plus nous en apprenons sur la transparence, plus elle a à nous enseigner. Lorsque les organisations font preuve d’ouverture et d’honnêteté dans les quatre domaines qui comptent le plus pour les employés, nos recherches mettent en évidence des avantages profonds, voire inattendus. Certes, la confidentialité et la vie privée ont toujours leur place, mais il apparaît de plus en plus clairement que des communications ouvertes et fréquentes produisent de meilleurs résultats.

‍

{{report_insert_1}}

‍

Introduction

La mise en œuvre de la transparence sur le lieu de travail se heurte souvent à un décalage entre ce que les organisations et les dirigeants estiment devoir communiquer et ce que la plupart des employés souhaitent savoir.

En général, les employés souhaitent en savoir plus que ce que leurs employeurs peuvent leur communiquer, compte tenu de la complexité des règles, des réglementations et des normes sociales. De nombreuses entreprises transmettent les informations aux dirigeants (qui décident ensuite de ce qu’ils vont communiquer à leurs équipes), tandis que d’autres s’appuient fortement sur les ressources humaines pour jouer le rôle de filtre. Quoi qu’il en soit, lorsque les employés ont le sentiment que des informations leur sont cachées ou filtrées, cela peut nuire à la confiance et au respect mutuels.

Pendant la pandémie, les employeurs ont renforcé la transparence en modifiant leurs méthodes de travail, pratiquement du jour au lendemain. Beaucoup ont adopté une communication régulière, voire quotidienne, avec leurs employés concernant les changements au sein de l'entreprise, les performances ou les besoins. Et les employés ont apprécié à la fois ces informations et cette approche honnête. Cela les a aidés à se sentir plus impliqués et plus proches de leurs employeurs, ainsi que mieux armés pour prendre des décisions. Les employés comme les entreprises en ont tiré profit.

Alors que les organisations font face à de nouveaux changements culturels, technologiques et économiques, les employés continuent de manifester un fort désir de transparence. Ils souhaitent connaître leur rôle, mais aussi l’orientation de l’organisation, les raisons qui sous-tendent les décisions ou les changements importants, et la manière dont les dirigeants sont tenus de rendre des comptes. Malheureusement, seule la moitié environ des employés estime que leur organisation, leurs dirigeants, leurs équipes RH ou leurs supérieurs hiérarchiques font preuve de transparence. Ils sont tout aussi nombreux à estimer que les processus de promotion et de rémunération sont transparents. Pire encore, une majorité d’employés dans 28 pays pensent que leurs dirigeants les induisent délibérément en erreur.¹

Il y a quelques années, nos recherches ont montré à quel point la transparence organisationnelle était essentielle pour instaurer la confiance, favoriser le bien-être et renforcer l'engagement, en particulier dans les périodes difficiles.² Aujourd'hui, nos études révèlent que les employés attendent de la transparence dans quatre domaines clés :

• Travaux personnels
• Les relations avec les autres et la communauté de travail
• Prise de décision (tant au niveau de la haute direction que des responsables hiérarchiques directs)
• Responsabilité

Comme le montre le tableau ci-dessous, lorsque les organisations intègrent la transparence dans ces quatre domaines expérience employé, les chances d'obtenir plusieurs résultats positifs augmentent :

L'impact sur le bien-être des employés est également notable : le risque de souffrir d'anxiété diminue de 40 %.

L'importance de la transparence n'est pas une nouveauté pour les organisations, mais celles-ci auraient tout intérêt à la considérer sous un angle nouveau. Plutôt qu'une politique générale ou un élément culturel abstrait, la transparence peut être une pratique qui imprègne les activités quotidiennes, les méthodes de direction et les valeurs fondamentales afin de renforcer la confiance, le respect, l'engagement et le sentiment d'appartenance.

‍

« Encourager la transparence et une communication ouverte sur le lieu de travail peut sembler délicat, mais cela peut s'avérer très bénéfique : une véritable cohésion organisationnelle, moins de distractions, une plus grande réactivité, une compréhension commune, ainsi qu’un renforcement de la confiance, de la crédibilité et de l’assurance des dirigeants. Ces avantages permettent à votre entreprise de fonctionner plus harmonieusement et favorisent une culture qui attire et fidélise les talents désireux de faire entendre leur voix au travail. »
—Amanda Atkins, responsable de la communication interne, Slack

‍

Un aperçu de mon travail personnel

Le premier domaine concerné par la transparence porte sur la charge de travail, les performances et l'évaluation individuelles des employés. Lors de nos groupes de discussion, nous avons constaté que ce sont leurs tâches personnelles qui intéressent le plus les employés. Plus précisément, ils souhaitent :

• Des attentes claires, ambitieuses et saines
• Des conseils et un accompagnement pour répondre à ces attentes
• Une vision claire de leurs responsabilités
• Les indicateurs de performance servant à évaluer leur travail
• un retour d'information en temps réel sur leurs performances
• Un lien entre leur travail, les objectifs généraux de l'entreprise et leur rémunération
  

Il est frappant de constater que 60 % des employés ne comprennent pas pleinement les stratégies et les objectifs de leur entreprise, et encore moins en quoi leur travail y contribue^.³

De plus, les collaborateurs ont besoin d'avoir accès aux informations et aux outils nécessaires à l'exercice de leurs fonctions, ainsi qu'à une bonne visibilité sur les autres équipes qui ont une incidence sur leur travail ; ils souhaitent également entrevoir leur avenir au sein de l'entreprise grâce à des parcours professionnels clairement définis.

La personne qui communique joue également un rôle déterminant, qui peut varier en fonction des circonstances. Par exemple, pendant la pandémie de Covid, la transparence dans la communication de la part de la direction était cruciale. Les employés avaient besoin d'être rassurés régulièrement — parfois quotidiennement — sur le fait qu'ils étaient en sécurité, soutenus et valorisés. Aujourd'hui, l'accent a changé et la transparence concernant le travail et les performances est sept fois plus efficace lorsqu'elle émane des supérieurs hiérarchiques directs que des dirigeants ou des équipes RH. Cette communication peut prendre la forme d'entretiens individuels formels, d'e-mails quotidiens ou de conversations informelles.

Comme le montre le tableau ci-dessous, lorsque les dirigeants communiquent de manière transparente sur le travail, les chances que plusieurs perceptions positives se concrétisent augmentent.

‍

Les employés attendent également de la transparence de la part de leurs collègues

Le deuxième axe de transparence, intitulé « Communauté », concerne le dialogue entre les employés et leurs collègues, leurs responsables ainsi que les membres des équipes interfonctionnelles. Cela inclut la collaboration au sein d'équipes solidaires, où les employés peuvent partager leurs idées, tenter des expériences, essuyer des échecs et remporter des succès ensemble.

Une grande transparence dans ce domaine favorise le sentiment d'appartenance, la cohésion culturelle et la confiance. Les employés sont informés des actualités et des événements au sein de l'organisation. Ils expriment, reçoivent et sont régulièrement témoins de marques de reconnaissance.

Remarque importante : instaurer une communauté de travail transparente exige des efforts délibérés. Les dirigeants doivent consacrer autant de temps à entretenir les relations qu’à mener à bien les tâches et les projets. Les dirigeants efficaces créent un environnement transparent où chacun peut aborder les problèmes pour instaurer la confiance, partager l’information de manière équitable afin de favoriser l’inclusion, et reconnaître fréquemment les contributions individuelles. Ils créent des équipes au sein desquelles les employés se sentent à leur place et savent exactement où ils en sont. Une communication transparente au sein des communautés de travail favorise l’émergence de plusieurs autres perceptions positives, comme le montre le tableau ci-dessous.

‍

C'est avant la prise de décision qu'il faut faire preuve de transparence

La transparence dans la prise de décision a toujours consisté à exposer ouvertement le raisonnement qui sous-tend certains choix ou certaines actions. Le fait de communiquer sur le processus et les critères, ainsi que de fournir des informations facilement accessibles concernant les changements et les mises à jour, peut aider les employés à se sentir impliqués dans les décisions et à adhérer à la vision de l'organisation.

Cependant, notre nouvelle approche dans ce domaine va plus loin afin de garantir que la voix des employés soit entendue avant même que les décisions ne soient prises. Elle consiste notamment à offrir des occasions de donner son avis, à encourager un dialogue ouvert et à créer un espace où chacun peut s'exprimer sans craindre de conséquences négatives. Cette approche montre aux employés que leurs analyses valorisées et prises en compte, ce qui renforce leur confiance envers la direction et leur sentiment d'appartenance.

Comme on l'a toujours constaté, l'absence de transparence dans la prise de décision engendre chez les employés frustration, méfiance et baisse du moral, ce qui peut avoir des répercussions sur l'ensemble de la culture d'entreprise. Lorsque la communication manque de clarté ou est incohérente et que les employés ont le sentiment de ne pas avoir leur mot à dire dans les décisions, ils peuvent se sentir déconnectés de leurs dirigeants et de leur organisation, ce qui sape leur confiance et réduit leur engagement.

Comme le montre le tableau ci-dessous, lorsque le processus décisionnel est transparent et que les employés sont activement impliqués, les chances que plusieurs perceptions positives se concrétisent augmentent.

De plus, les employés sont 30 % moins susceptibles de se sentir impuissants face à leur situation professionnelle.

‍

« Les dirigeants doivent soit consacrer un temps raisonnable à prendre en compte les peurs et les sentiments, soit gaspiller un temps démesuré à essayer de gérer des comportements inefficaces et improductifs. »
— Brené Brown, chercheuse, professeure et autrice

‍

Responsabilité et appropriation pour les dirigeants, reconnaissance pour les employés

Enfin, les employés doivent pouvoir constater que les dirigeants assument leurs responsabilités et s'approprient leur travail. Cet aspect de la transparence consiste à communiquer les responsabilités et les attentes définies pour les dirigeants, ce qui permet d'instaurer la confiance et le respect.

Dans le cadre de nos recherches, la notion de responsabilité désigne la manière dont les dirigeants se conforment aux normes établies et expliquent en quoi leurs actions s’inscrivent dans les objectifs de l’organisation. Cela inclut la norme de prise en charge, qui concerne la manière dont les dirigeants reconnaissent leur rôle dans les décisions et assument la responsabilité des résultats, qu’ils soient positifs ou négatifs.

Cela peut notamment consister à reconnaître lorsqu'une décision pose des problèmes aux employés ou lorsqu'une stratégie échoue tout simplement. Les dirigeants qui communiquent de manière proactive le raisonnement, les résultats escomptés et les conséquences imprévues de leurs choix font preuve d'un engagement tant envers la transparence que l'intégrité.

De telles pratiques permettent aux dirigeants de se positionner comme des partenaires auprès de leurs subordonnés directs, plutôt que comme des figures d'autorité distantes. Une étude récente publiée dans Forbes a révélé que lorsque les dirigeants partageaient régulièrement les défis de l'entreprise et encourageaient un dialogue ouvert, 63 % des employés devenaient de fervents défenseurs de l'entreprise (contre 6 % dans les entreprises qui ne le faisaient pas).^⁴ Le fait d'exprimer des réflexions sincères sur un changement de politique ou de partager les leçons tirées d'une erreur humanise le leadership et renforce les liens au sein de l'organisation.

Il est remarquable de constater que la transparence en matière de responsabilité est d’autant plus efficace lorsque les dirigeants reconnaissent le travail bien fait de leurs collaborateurs. Tout comme la transparence met en lumière le rôle du dirigeant dans les réussites, la reconnaissance souligne les contributions des collaborateurs. Les dirigeants qui communiquent ouvertement sur les défis auxquels l’organisation est confrontée, reconnaissent leurs erreurs, assument leurs responsabilités, puis félicitent leurs collaborateurs lorsque les choses se passent bien peuvent considérablement augmenter les chances d’obtenir plusieurs résultats positifs.

‍

Recommandations

En mettant l'accent sur quatre domaines liés à la transparence, les organisations peuvent instaurer une culture d'entreprise dans laquelle les employés sont informés, se sentent valorisés et comprennent en quoi leur contribution est essentielle à la réussite.

‍

1. Communiquez ouvertement et régulièrement avec vos employés

Les employés attendent de leurs dirigeants qu'ils ne se contentent pas de partager des informations, mais qu'ils expliquent également en quoi celles-ci auront une incidence sur leur travail. Cela vaut tout particulièrement pour les défis organisationnels, les changements de politique et les nouvelles directives. Les dirigeants devraient dialoguer régulièrement avec leurs employés et se concentrer sur les points suivants :

‍

‍

Travaux personnels

Organisez régulièrement des entretiens individuels pour discuter des performances professionnelles et personnelles des employés. Ces entretiens devraient notamment porter sur :

• Prévisions en matière de charge de travail
• Comment leurs performances sont évaluées
• En quoi leur rôle contribue-t-il à la réalisation des objectifs de l'organisation ?
• Discussions sur la rémunération
• Leur avenir au sein de l'organisation
• Une reconnaissance régulière et personnalisée pour le travail bien fait

‍

‍

Communauté

Offrir des occasions de dialogue formel et informel entre les employés et les dirigeants. Cela peut notamment passer par :

• Collaboration entre les individus, les équipes et les services
• Des missions en équipe qui favorisent l'inclusion et la sécurité pour innover et oser l'échec
• Partager équitablement les informations avec tous les membres de l'équipe
• Des occasions d'offrir, de recevoir et d'assister à des marques de reconnaissance

‍

‍

Prise de décision

Ne vous contentez pas de communiquer un plan ; sollicitez l'avis des employés pour la prise de décisions par le biais de réunions ouvertes, de forums et d'outils de retour d'information. Voici quelques stratégies possibles :

• Expliquez les raisons qui motivent ces changements et ces décisions
• Expliquer le processus de prise de décision concernant les employés
• Impliquer tout le monde dès le début dans le processus décisionnel
• Encouragez les collaborateurs à faire part de leurs commentaires à la direction en leur assurant que leurs retours sont les bienvenus et ne seront jamais sanctionnés

‍

‍

Responsabilité

Assumez la responsabilité de vos erreurs, mais n'oubliez pas de reconnaître les mérites des employés lorsqu'ils contribuent aux succès. Les organisations et les dirigeants devraient :

• Parlez ouvertement des difficultés
• Reconnaître les problèmes et les erreurs
• Assumer la responsabilité des conséquences de ses décisions sur les employés
• Reconnaître que les informations sont incomplètes
• Récompenser les personnes pour leur excellent travail

‍

2. Assurer la transparence des processus sur le lieu de travail

Les organisations devraient s'efforcer d'intégrer des pratiques transparentes dans la formation des cadres, les procédures décisionnelles officielles, les activités de cohésion d'équipe et initiatives culturelles.

Les responsables peuvent avoir besoin de directives précises de la part des RH et de la direction quant à ce qu’ils peuvent ou doivent communiquer et de quelle manière, ainsi que de bonnes pratiques pour dialoguer en toute transparence avec leurs collaborateurs au sujet de leur travail. Il convient de fournir aux responsables les informations, le soutien, la flexibilité et l’autonomie nécessaires pour faire preuve de transparence, et de leur montrer comment assumer leurs responsabilités et faire preuve d’empathie dans la pratique pour répondre aux questions délicates posées par les collaborateurs.

Les organisations doivent également mettre en place des canaux clairs permettant aux informations de circuler librement des employés vers les dirigeants – et au-delà –, afin de favoriser une communication fluide, un retour d'information et la reconnaissance. Facilitez la participation des employés en recourant à des sondages, des outils de suggestions, des réunions d'équipe et des assemblées générales.

‍

« Le plus beau cadeau que vous puissiez offrir à votre équipe : la clarté, la communication et la capacité à rassembler les gens autour d’une mission commune. »
—Anne Sweeney, présidente, Disney-ABC Television Group

‍

{{report_insert_2}}

‍

3. Utiliser reconnaissance des employés renforcer les effets de la transparence

La reconnaissance de la part des dirigeants est un excellent moyen de fournir un retour d'information transparent sur le travail et les performances personnelles des employés, en particulier lorsqu'elle met en avant la manière unique dont ils apportent leur contribution, évoluent et font la différence. Veillez donc à être précis lorsque vous félicitez vos collaborateurs et à aligner cette reconnaissance sur la vision, les objectifs et les valeurs de l'organisation.

De même, la reconnaissance entre pairs favorise la transparence au sein de la communauté lorsqu’elle met l’accent sur la collaboration et aide les employés à se sentir intégrés. Veillez à ce que des outils et des occasions soient mis en place pour permettre aux membres de l’équipe de se féliciter mutuellement, au-delà des équipes et des services. Impliquez également les membres de l’équipe dans ces moments de reconnaissance afin qu’ils puissent commenter le travail mis à l’honneur et être témoins directs des félicitations.

De plus, donnez à tous les employés les moyens d'exprimer leur reconnaissance, même envers leurs supérieurs, et mettez à leur disposition divers outils leur permettant de le faire régulièrement.

Si le fait de mettre l'accent sur la transparence dans ces quatre domaines clés améliore les indicateurs de culture d'entreprise — notamment les facteurs d'attraction des talents tels que vision, les opportunités et la réussite —, nos recherches montrent que l'ajout^{d'une reconnaissance} intégrée^⁶ (une reconnaissance qui fait partie intégrante du quotidien de expérience employé) peut doubler, voire tripler cet impact.

‍

{{report_insert_3}}

‍

La transparence revisitée — Points clés à retenir

Les employés ont besoin de transparence dans quatre domaines clés : le travail personnel, la communauté, la prise de décision et la responsabilité.

Les employés souhaitent que leurs supérieurs et leurs collègues fassent preuve de transparence.

La transparence exige une communication claire et honnête, ainsi que la prise en compte de l'avis des employés lors de la prise de décisions.

Une plus grande transparence permet aux employés de se sentir informés et valorisés, et leur procure un sentiment d'appartenance plus fort.