Introduction

Les technologies d’intelligence artificielle (« IA ») se présentent sous diverses formes et peuvent améliorer l’efficacité du lieu de travail tout en réduisant les coûts. O.C. Tanner reconnaît le potentiel des technologies d’IA, mais leur déploiement doit être responsable, légal et conforme aux politiques d’O.C. Tanner.

O.C. Tanner a adopté une politique qui régit l’utilisation par O.C. Tanner de produits, de services, d’outils et de technologies qui intègrent ou exploitent l’IA, l’apprentissage automatique et / ou l’IA générative (collectivement appelés « outils d’IA »). La Politique est décrite plus en détail ci-dessous.

Vision

L' vision la politique consiste à établir les règles pour l’utilisation responsable des outils d’IA tout en protégeant O.C. Tanner et ses clients et en atténuant les risques d’utilisation abusive, de résultats contraires à l’éthique, de biais potentiels, d’inexactitudes et de divulgations non autorisées de renseignements personnels, confidentiels, sensibles ou exclusifs.

La politique garantit que l’utilisation des outils d’IA en milieu de travail est autorisée, surveillée, éthique et conforme aux obligations contractuelles et aux lois applicables, ainsi qu’aux autres politiques et pratiques de l’entreprise.

Portée de la politique

La politique s’applique à tous les employés d’O.C. Tanner qui interagissent avec, développent ou mettent en œuvre des outils d’IA au sein de notre organisation. Il couvre l’utilisation des outils d’IA liés aux produits et services qu’O.C. Tanner fournit aux clients, ainsi que les interactions avec les clients, les tiers et les fournisseurs.

Conformité aux politiques et aux ententes connexes

La Politique vise à ajouter, et non à contredire, limiter ou remplacer, les règles obligatoires, les politiques, les exigences juridiques et les obligations contractuelles applicables, qui demeurent toutes en vigueur et de plein effet. Toute utilisation des outils d’IA en vertu de la politique doit être conforme aux autres politiques pertinentes d’O.C. Tanner.

Règles d’utilisation des outils d’IA

O.C. Tanner a mis sur pied un comité d’IA qui est chargé d’examiner et d’approuver les outils d’IA (en milieu de travail et au sein de nos services logiciels). Toutes les utilisations potentielles impliquant des outils d’IA doivent être approuvées par le Comité de l’IA.

Sans l’autorisation écrite du Comité de l’IA, O.C. Tanner ne :

• entrez des informations confidentielles, des secrets commerciaux ou d’autres informations personnelles, confidentielles, confidentielles, sensibles ou exclusives d’O.C. Tanner, d’employé, de client ou de tiers dans une invite pour un outil d’IA.
• créer un produit de travail pour les clients à l’aide d’un outil d’IA.
• utiliser une version personnelle ou accessible au public d’un outil d’IA (p. ex., une version non professionnelle) pour toutes les fonctions liées au travail.

Lorsque l’utilisation d’un outil d’IA est autorisée par le comité d’IA, les employés d’O.C. Tanner :

• faire preuve de bon jugement lors de l’utilisation de l’outil d’IA. Les résultats d’un outil d’IA sont mieux utilisés pour compléter d’autres informations, connaissances ou outils, avec une surveillance humaine pour assurer la cohérence et le contrôle.
• examiner attentivement tous les extrants d’un outil d’IA avant de l’utiliser ou de le transmettre à d’autres employés d’O.C. Tanner pour vérifier : (i) que les extrants ne contiennent pas de contenu biaisé, offensant ou discriminatoire ; (ii) que les extrants n’utilisent pas ou ne divulguent pas indûment des renseignements personnels ou confidentiels ; et (iii) l’exactitude ou les faits rapportés avec d’autres sources fiables.
• se conformer à toute règle spécifique au produit basée sur un examen juridique des termes et conditions pertinents régissant l’utilisation de l’outil d’IA par O.C. Tanner.
• utilisez la version d’entreprise ou la licence qu’O.C. Tanner a obtenue pour l’employé.
• utiliser l’outil d’IA conformément à la Politique, y compris les Principes d’éthique de l’IA.

La politique interdit aux employés d’O.C. Tanner de : (i) entrer dans un outil d’IA du contenu offensant, discriminatoire ou autrement inapproprié ; ou (ii) utiliser des outils d’IA pour mener ou solliciter des activités illégales, enfreindre les droits d’autrui, y compris les droits à la vie privée et à la propriété intellectuelle, ou interférer avec l’exécution de leurs tâches ou des emplois d’autrui.

O.C. Tanner AI Ethics Principles

Les principes d’éthique de l’IA o.c. Tanner (les « principes ») énoncés ci-dessous fournissent une base pour le développement, le déploiement et l’utilisation responsables des outils d’IA dans le contexte (i) du déploiement d’outils d’IA dans les services ou les logiciels qu’O.C. Tanner fournit à ses clients ; et (ii) utiliser des outils d’IA pour effectuer des tâches ou des fonctions liées à l’emploi. Ces principes guident l’utilisation des outils d’IA par O.C. Tanner et ses employés tout en minimisant les préjudices potentiels et en maximisant les impacts positifs pour nos employés et nos clients.

1. Confidentialité à dessein. La protection de la vie privée par conception signifie l’intégration de la protection de la vie privée dans les produits et services par défaut. Lors du déploiement d’un outil d’IA dans des produits ou des services, la confidentialité par conception doit être prise en compte à toutes les étapes du développement.  Les outils d’IA ne doivent pas être déployés dans des produits ou des services offerts aux clients d’O.C. Tanner à moins que le client n’ait été informé de l’outil d’IA.
2. Transparence. Assurer la transparence dans la conception, le développement et le déploiement d’un outil d’IA. Communiquer clairement les capacités, les limites et les risques potentiels associés à l’outil d’IA aux intervenants et aux clients touchés.
3. Protection des données. Respectez les droits à la vie privée et protégez les données personnelles lors de l’utilisation d’un outil d’IA. Des mesures de protection des données et des conditions contractuelles robustes doivent être en place avec des fournisseurs tiers d’outils d’IA. Minimiser la collecte de données personnelles dans la mesure du possible.
4. Équité et égalité. Promouvoir l’équité et prévenir les préjugés dans les outils d’IA. S’assurer que les résultats d’un outil d’IA ne discriminent pas ou ne désavantagent pas les individus ou les groupes en fonction de caractéristiques telles que la race, le sexe, la religion ou le statut socioéconomique.
5. Prestation sociale. Développez et/ou déployez des outils d’IA pour aider les gens à s’épanouir au travail. Aligner les outils d’IA avec des ressources humaines plus larges et reconnaissance des employés , comme la réduction des inégalités et des préjugés en milieu de travail.
6. Contrôle humain et implication. Assurez-vous que les employés d’O.C. Tanner conservent le contrôle ultime des outils d’IA déployés dans les produits ou services. Évitez le développement ou le déploiement d’un outil d’IA qui se traduit par une prise de décision significative sans implication humaine. Lorsqu’il est utilisé pour exécuter des fonctions ou des tâches liées à l’emploi, examiner attentivement et de manière réfléchie les extrants. La sortie brute d’un outil d’IA ne doit jamais être présentée ou livrée à d’autres en tant que produit fini du travail.
7. Responsabilisation. Tenez les développeurs, les opérateurs et les organisations responsables des résultats et des impacts des outils d’IA.
8. Fiabilité. Donner la priorité à la fiabilité des outils d’IA. Développer et / ou déployer des outils d’IA avec des procédures rigoureuses de test, de validation et d’atténuation des risques pour minimiser les dommages potentiels à O.C. Tanner, à ses employés et à ses clients. Mettre en œuvre des plans d’urgence pour remédier aux défaillances du système.
9. Utilisation éthique. Développer et/ou déployer des outils d’IA d’une manière éthique conforme aux exigences légales. Ne développez ni ne déployez d’outils d’IA à des fins malveillantes, y compris la manipulation ou le préjudice causé à O.C. Tanner, à ses employés et à ses clients.
10. Surveillance et évaluation. Surveiller et évaluer régulièrement les impacts des outils d’IA utilisés par les employés d’O.C. Tanner et / ou déployés dans les produits ou services. Mener des évaluations continues pour cerner les préjugés potentiels, les conséquences imprévues ou les risques, et prendre les mesures appropriées pour y remédier. Collaborer avec les parties prenantes concernées pour relever continuellement les défis et les implications des outils d’IA.