La transparence revisitée

Perspective

La transparence au travail et en affaires est un principe relativement récent. Pendant plus longtemps qu’autrement, les organisations ont intentionnellement caché des informations aux employés, ce qui a mené à un sentiment de secret. Aujourd’hui, les dirigeants savent que la dissimulation risque des travailleurs désengagés, des dirigeants moins responsables et une diminution de la confiance et de la prise de décision. Bien sûr, comme pour beaucoup de principes, plus on en apprend sur la transparence, plus elle a à nous apprendre. Lorsque les organisations sont ouvertes et honnêtes dans les quatre domaines qui comptent le plus pour les employés, nos recherches révèlent des avantages profonds, voire inattendus. Il est vrai que la confidentialité et la vie privée ont toujours leur place, mais il est de plus en plus clair que des communications ouvertes et fréquentes produisent de meilleurs résultats.

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Introduction

La pratique de la transparence en milieu de travail se heurte souvent à des problèmes entre ce que les organisations et les dirigeants pensent devoir communiquer et ce que la plupart des employés veulent savoir.

Les employés préfèrent généralement plus que ce que leurs employeurs peuvent offrir, compte tenu d’un environnement complexe de règles, de règlements et de normes sociales. Et beaucoup d’organisations transmettent les nouvelles aux dirigeants (qui décident ensuite quoi transmettre à leurs employés), tandis que d’autres comptent fortement sur les RH pour agir comme gardiens. Quoi qu’il en soit, lorsque les employés croient que l’information est cachée ou filtrée, cela peut nuire aux sentiments de confiance et de respect.

Pendant la pandémie, les employeurs ont accru leur transparence en changeant leur façon de travailler, presque du jour au lendemain. Beaucoup sont passés à une communication régulière, voire quotidienne, avec les employés concernant les changements de l’entreprise, la performance ou les besoins. Et les employés valorisaient à la fois l’information et l’approche honnête. Cela les a aidés à se sentir plus engagés et connectés à leurs employeurs, ainsi qu’à être mieux équipés pour prendre des décisions. Les employés et les organisations en ont bénéficié.

Alors que les organisations traversent de nouveaux changements culturels, technologiques et économiques, l’appétit des employés pour la transparence demeure élevé. Ils veulent connaître leurs rôles, mais aussi l’orientation de l’organisation, la raison d’être derrière les décisions ou changements importants, et comment les leaders sont tenus responsables. Malheureusement, seulement environ la moitié des travailleurs affirment que leur organisation, les cadres supérieurs, les équipes RH ou les dirigeants directs sont transparents. Le même nombre rapporte de la transparence concernant les processus de promotion et de rémunération. Et pire encore, la majorité des employés dans 28 pays pensent que leurs dirigeants les induisent délibérément en erreur. ¹

Il y a quelques années, nos recherches ont révélé à quel point la transparence organisationnelle était essentielle pour bâtir la confiance, le bien-être et l’engagement, surtout en période difficile. ² Aujourd’hui, nos études révèlent que les employés s’attendent à de la transparence dans quatre domaines clés :

• Travail personnel
• Liens avec les autres et la communauté de travail 
• Prise de décisions (autant par la haute direction que par les leaders immédiats) 
• Responsabilisation 

Comme le montre le tableau suivant, lorsque les organisations intègrent la transparence dans ces quatre domaines comme partie du quotidien expérience employé, les chances d’obtenir plusieurs résultats positifs s’améliorent :

L’effet sur le bien-être des employés est également notable : les chances d’anxiété probable diminuent de 40%.

L’importance de la transparence n’est pas nouvelle pour les organisations, mais elles feraient bien de la voir sous un nouveau jour. Plutôt qu’une politique globale ou un élément culturel éthéré, la transparence peut être une pratique qui imprègne les opérations quotidiennes, les approches de leadership et les valeurs fondamentales pour bâtir la confiance, le respect, l’engagement et l’appartenance.

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« Encourager la transparence et la communication ouverte en milieu de travail peut être inconfortable, mais peut entraîner de grandes récompenses : un véritable alignement organisationnel, moins de distractions, une vitesse accrue, une compréhension partagée et des niveaux plus élevés de confiance, de crédibilité et de confiance en leadership. Ces avantages aident votre entreprise à fonctionner avec moins de friction et favorisent une culture qui attire et retient des personnes talentueuses qui souhaitent faire entendre leur voix au travail. »
—Amanda Atkins, responsable des communications internes, Slack

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La fenêtre sur le travail personnel

Le premier aspect de la transparence concerne la charge de travail individuelle, la performance et l’évaluation des employés. Dans nos groupes de discussion, nous avons constaté que les employés sont les plus curieux de leur travail personnel. Plus précisément, ils veulent :

• Des attentes claires, élevées et saines
• Des conseils et du soutien pour répondre à ces attentes
• Clarté quant à leurs responsabilités
• Les indicateurs de performance pour évaluer leur travail
• Rétroaction en temps réel sur leur performance
• Un lien entre leur travail, les objectifs globaux de l’entreprise et leur rémunération
  

Fait remarquable, 60% des employés ne comprennent pas pleinement les stratégies et objectifs de leur entreprise, encore moins comment leur travail les soutient. ³

De plus, les gens ont besoin d’accéder à de l’information et à des outils pour faire leur travail — ainsi que d’une visibilité sur d’autres équipes qui influencent leur travail — et ils veulent voir leur avenir possible dans l’organisation avec des parcours professionnels bien définis.

La personne qui communique fait aussi une grande différence qui peut changer selon les circonstances. Par exemple, pendant la pandémie de Covid, une communication transparente de la haute direction a été cruciale. Les employés avaient besoin d’être rassurés régulièrement — parfois quotidiennement — qu’ils étaient en sécurité, soutenus et valorisés. Aujourd’hui, cet accent a changé et la transparence sur le travail et la performance est 7 fois plus puissante de la part des gestionnaires directs que des cadres supérieurs ou des équipes RH. Cette communication peut se faire par des entretiens formels en tête-à-tête, des courriels quotidiens ou des conversations informelles.

Comme le montre le tableau suivant, lorsque les leaders communiquent de manière transparente au sujet du travail, les chances d’obtenir plusieurs perceptions positives augmentent.

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Les employés veulent aussi de la transparence de la part de leurs collègues

Le deuxième domaine de la transparence, la Communauté, s’applique au dialogue des employés avec leurs collègues, leurs leaders et les membres d’équipe interfonctionnels. Cela inclut la collaboration avec des équipes solidaires, où les employés peuvent partager leurs idées, essayer, échouer et gagner ensemble.

Une grande transparence dans ce domaine favorise un sentiment d’appartenance, de cohésion culturelle et de confiance. Les employés sont informés des nouvelles et des événements au sein de l’organisation. Ils accordent, reçoivent et témoignent également régulièrement de la reconnaissance.

Une note importante : une communauté de travail transparente exige un effort intentionnel. Les leaders doivent consacrer autant de temps à cultiver des relations qu’à accomplir des tâches et des projets. Les leaders efficaces créent un environnement transparent où chacun peut aborder les problèmes pour instaurer la confiance, partager l’information équitablement pour favoriser l’inclusion et reconnaître fréquemment les contributeurs individuels. Ils créent des équipes où les employés savent qu’ils ont leur place et où ils se situent. Une communication transparente dans les milieux de travail augmente les chances d’avoir plusieurs autres perceptions positives, comme le montre le tableau suivant.

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Le moment de la transparence dans la prise de décision, c’est avant la décision

La transparence dans la prise de décision a traditionnellement signifié partager ouvertement la réflexion derrière certains choix ou actions. Communiquer le processus et les critères, ainsi que des informations faciles à consulter sur les changements et mises à jour, peut aider les employés à se sentir connectés aux décisions ainsi qu’à une vision organisationnelle.

Cependant, notre nouvelle perspective dans ce domaine va plus loin pour s’assurer que la voix des employés soit entendue avant même que des décisions ne soient prises. Cela inclut la création d’occasions de rétroaction, l’encouragement du dialogue ouvert et la création d’espace pour les commentaires sans crainte de conséquences négatives. Cette approche montre aux gens leur analyses sont valorisés et considérés, ce qui augmente leur confiance envers le leadership et leur sentiment d’inclusion.

Comme cela a toujours été évident, le manque de prise de décision transparente conduit à la frustration, à la méfiance et à une baisse du moral des employés, ce qui peut se répercuter dans la culture du milieu de travail. Lorsque la communication est floue ou incohérente et que les employés ne croient pas avoir leur mot à dire dans les décisions, ils peuvent se sentir déconnectés des dirigeants et des organisations, ce qui mine la confiance et diminue l’engagement.

Comme le montre le tableau suivant, lorsque la prise de décision est transparente et que les employés sont activement impliqués, les chances d’obtenir plusieurs perceptions positives s’améliorent.

De plus, les employés sont 30% moins susceptibles de se sentir impuissants face à leur situation au travail.

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« Les dirigeants doivent soit investir un temps raisonnable à s’occuper de leurs peurs et de leurs sentiments, soit gaspiller un temps déraisonnable à essayer de gérer un comportement inefficace et improductif. »
—Brené Brown, chercheuse, professeure et auteure

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Responsabilité et responsabilité des leaders, reconnaissance des employés

Enfin, les employés doivent voir comment les leaders sont responsables et assument leur travail. Ce domaine de la transparence implique de communiquer les responsabilités et attentes fixées aux leaders, ce qui renforce la confiance et le respect.

La responsabilité, dans nos recherches, fait référence à la manière dont les dirigeants s’imposent à des normes communiquées et partagent comment leurs actions s’alignent avec les objectifs organisationnels. Cela inclut la norme de propriété, qui s’applique à la manière dont les leaders reconnaissent leur rôle dans les décisions et assument la responsabilité des résultats — positifs ou négatifs.

Cela peut inclure l’admission lorsqu’une décision pose problème aux employés ou lorsqu’une stratégie échoue tout simplement. Les leaders qui communiquent de manière proactive le raisonnement, les résultats anticipés et les conséquences imprévues de leurs choix démontrent un engagement envers la transparence et l’intégrité.

De telles pratiques positionnent les dirigeants comme des partenaires avec leurs subordonnés directs plutôt que comme des figures d’autorité éloignées. Une étude récente publiée dans Forbes a révélé que lorsque les dirigeants partageaient systématiquement les défis organisationnels et invitaient au dialogue ouvert, 63% des employés devenaient de fervents défenseurs de l’entreprise (contre 6% dans les entreprises qui ne le faisaient pas). ⁴ Offrir des réflexions franches sur un changement de politique ou partager des leçons tirées d’une erreur humanise le leadership et renforce les liens organisationnels.

Fait remarquable, la transparence de la reddition de comptes est encore plus puissante lorsque les dirigeants reconnaissent les employés pour leur bon travail. Tout comme la transparence révèle le rôle du leader dans les réalisations, la reconnaissance met en lumière les contributions des employés. Les leaders qui partagent ouvertement les défis auxquels l’organisation fait face, reconnaissent leurs erreurs, assument leurs responsabilités, puis reconnaissent les employés lorsque les choses vont bien, peuvent considérablement améliorer les chances d’obtenir plusieurs résultats positifs.

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Recommandations

En mettant l’accent sur quatre aspects de la transparence, les organisations peuvent bâtir une culture de travail où les employés sont informés, se sentent valorisés et comprennent comment ils contribuent au succès.

1. Communiquer ouvertement et souvent avec les employés

Les employés veulent que les dirigeants non seulement partagent l’information, mais expliquent aussi comment cela affectera leur emploi. C’est particulièrement vrai pour les défis organisationnels, les changements de politiques et les nouvelles directives. Les leaders devraient parler régulièrement avec les employés et se concentrer sur les domaines suivants :

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Travail personnel

Organisez des rencontres individuelles fréquentes pour discuter du travail des employés et de la performance personnelle. Cela devrait inclure :

• Prévisions de charge de travail
• Comment leur performance est évaluée
• Comment leur rôle contribue aux objectifs organisationnels
• Discussions sur la rémunération
• Leur avenir au sein de l’organisation
• Reconnaissance régulière et personnalisée pour le bon travail

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Communauté

Offrir des occasions de dialogue formel et informel entre employés et dirigeants. Cela peut inclure :

• Collaboration entre individus, équipes et départements
• Des affectations d’équipe qui favorisent l’inclusion et la sécurité pour innover et échouer
• Partager l’information de façon équitable avec tous les membres de l’équipe
• Occasions de donner, recevoir et témoigner de reconnaissance

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Prise de décision

Faites plus que partager un plan; Sollicitez les avis des employés pour prendre des décisions par le biais de réunions publiques, de forums et d’outils de rétroaction. Voici quelques stratégies possibles :

• Expliquez les raisons derrière les changements et les décisions
• Communiquez le processus de prise de décisions qui affectent les employés
• Inclure tout le monde dans le processus décisionnel dès le début
• Encouragez les gens à répondre aux dirigeants en sachant que les commentaires sont appréciés, jamais punis

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Responsabilisation 

Assumez la responsabilité et la responsabilité des erreurs, mais reconnaissez aussi les employés lorsqu’ils contribuent à leurs réussites. Les organisations et les dirigeants devraient :

• Soyez ouvert face aux défis
• Reconnaissez les problèmes et erreurs
• Acceptez la responsabilité de l’impact des décisions sur les employés
• Admettre lorsque l’information est incomplète
• Reconnaissez les gens pour leur excellent travail

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2. Intégrer la transparence dans les processus en milieu de travail

Les organisations devraient œuvrer à intégrer des pratiques transparentes dans la formation en leadership, les procédures décisionnelles formelles, les activités de consolidation d’équipe et la culture initiatives.

Les gestionnaires peuvent avoir besoin de directives précises des RH et de la haute direction sur ce qu’ils peuvent ou doivent partager et comment, ainsi que des meilleures pratiques pour parler de leur travail de façon transparente avec les employés. Offrez aux dirigeants l’information, le soutien, la flexibilité et l’autonomie nécessaires pour être transparents et montrez-leur comment assumer leurs responsabilités et faire preuve d’empathie pratique pour répondre aux questions difficiles des employés.

Les organisations devraient aussi créer des voies claires pour que l’information circule librement des employés vers les dirigeants — et au-delà — afin qu’il y ait suffisamment de communication, de rétroaction et de reconnaissance. Facilitez la tâche des employés pour donner leur avis via des sondages, des outils de suggestion, des réunions d’équipe et des assemblées publiques.

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« Le plus beau cadeau que tu puisses offrir à ton équipe : clarté, communication, et rassembler les gens autour d’une mission commune. »
—Anne Sweeney, présidente, Disney-ABC Television Group

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3. Utilisation reconnaissance des employés pour amplifier les effets de la transparence

La reconnaissance des leaders est une excellente façon de fournir une rétroaction transparente sur le travail et la performance personnelle des employés, surtout lorsqu’elle met en lumière les façons uniques dont ils contribuent, grandissent et font une différence. Soyez donc précis dans la reconnaissance des personnes et alignez la reconnaissance sur celle de l’organisation vision, objectifs et valeurs.

De même, la reconnaissance entre pairs favorise la transparence dans le domaine communautaire en mettant l’accent sur la collaboration et en aidant les employés à se sentir inclus. Assurez-vous qu’il existe des outils et des occasions pour que les gens se reconnaissent mutuellement à travers les équipes et départements. Et impliquer les membres de l’équipe dans des moments de reconnaissance pour commenter le travail reconnu et observer les louanges de première main.

De plus, donnez à tous les employés les moyens d’accorder de la reconnaissance, même à leurs leaders, et fournissez une variété d’outils pour qu’ils puissent la reconnaître fréquemment.

Se concentrer sur la transparence dans ces quatre domaines clés améliore les mesures culturelles — y compris les aimants à talents comme vision, opportunité et succès — Nos recherches montrent que l’ajout de la reconnaissance intégrée⁶ (reconnaissance qui fait partie intégrante et quotidienne du expérience employé) peut doubler ou tripler l’impact.

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La transparence revisitée — Points clés à retenir

Les employés ont besoin de transparence dans quatre domaines clés : le travail personnel, la communauté, la prise de décision et la responsabilité.

Les employés souhaitent de la transparence tant de la part des dirigeants que des pairs.

La transparence exige une communication claire et honnête, ainsi que l’inclusion de la voix des employés lors de la prise de décisions.

Une plus grande transparence aide les employés à se sentir informés et valorisés et leur donne un plus grand sentiment d’appartenance.