La transparence revisitée

Perspective

La transparence au travail et en affaires est un principe relativement récent. La plupart du temps, les organisations cachent intentionnellement de l’information aux employés, ce qui entraîne un climat de secret. Aujourd’hui, les leaders savent que la dissimulation risque de mener au désengagement des travailleurs, à une diminution du sentiment de responsabilité des leaders ainsi qu’à une réduction de la confiance et de la prise de décisions. Évidemment, comme c’est le cas pour de nombreux principes, plus nous en apprenons sur la transparence, plus elle en a à nous apprendre. Lorsque les organisations font preuve d’ouverture et d’honnêteté dans les quatre domaines qui importent le plus aux employés, notre recherche révèle certains avantages notables et parfois insoupçonnés. Certes, la confidentialité et la vie privée ont toujours leur place, mais il est de plus en plus clair que la communication ouverte et fréquente produit de meilleurs résultats.

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Introduction

La pratique de la transparence en milieu de travail est souvent entravée par des divergences entre ce que les organisations et les leaders pensent devoir partager et les renseignements que la plupart des employés souhaitent obtenir.

Les employés veulent généralement en savoir plus que ce que leur employeur peut leur révéler, compte tenu d’un environnement complexe de règles, de règlements et de normes sociales. Et de nombreuses organisations communiquent des nouvelles aux leaders (qui décident ensuite de ce qui doit être transmis à leur personnel), tandis que d’autres s’appuient fortement sur les RH pour qu’elles jouent le rôle de gardiens de l’information. Malgré tout, lorsque les employés croient qu’on leur cache de l’information ou que celle-ci a été filtrée, cela peut entraîner des répercussions sur les sentiments de confiance et de respect.

Durant la pandémie, les employeurs ont renforcé la transparence au même moment qu’ils transformaient leur façon de travailler, pratiquement du jour au lendemain. Ils ont été nombreux à privilégier les communications régulières, voire quotidiennes, avec les employés au sujet des changements, du rendement ou des besoins de l’entreprise. De leur côté, les employés ont valorisé l’information transmise et l’approche honnête. Ils se sont sentis plus engagés et liés à leur employeur, et mieux habilités à prendre des décisions. Tout cela au bénéfice des employés et des organisations.

Alors que les organisations abordent de nouveaux changements sur les plans de la culture, de la technologie et de l’économie, l’appétit des employés pour la transparence reste inassouvi. Ils veulent obtenir de l’information sur leur rôle, mais aussi sur la direction de l’organisation, les raisons justifiant des décisions ou des changements importants, et la façon dont les leaders doivent rendre des comptes. Malheureusement, seulement la moitié des travailleurs affirment que leur organisation, la haute direction, les équipes des RH ou les leaders directs font preuve de transparence. La même proportion indique une transparence à l’égard des mécanismes de promotion et de rémunération. Et pire encore, une majorité des employés de 28 pays croient que leurs leaders les trompent intentionnellement¹.

Il y a quelques années, notre recherche révélait la grande importance de la transparence organisationnelle pour renforcer la confiance, le bien-être et l’engagement, particulièrement en période difficile². Aujourd’hui, nos études révèlent que les employés s’attendent à la transparence dans quatre domaines clés :

• Travail personnel
• Liens avec les autres et la communauté de travail
• Prise de décisions (autant par la haute direction que par les leaders immédiats)
• Responsabilisation

Comme l’illustre le tableau ci-dessous, lorsque les organisations font preuve de transparence dans ces quatre domaines de l’expérience quotidienne des employés, la probabilité de plusieurs résultats positifs augmente :

L’effet sur le bien-être des employés est tout aussi remarquable : la probabilité d’anxiété probable diminue de 40 %.

L’importance de la transparence n’est pas un nouvel enjeu pour les organisations, mais celles-ci auraient avantage à l’envisager sous un autre angle. Au lieu d’une politique générale ou d’un élément impalpable de la culture, la transparence peut s’enchâsser dans les activités quotidiennes, les approches de leadership et les valeurs fondamentales pour favoriser la confiance, le respect, l’engagement et l’appartenance.

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« Encourager la transparence et la communication ouverte en milieu de travail peut créer de l’inconfort, mais aussi se révéler une expérience très fructueuse : véritable harmonisation organisationnelle, réduction des distractions, accélération du rythme, compréhension commune et renforcement de la confiance et de la crédibilité envers la direction. Ces avantages permettent à votre entreprise de fonctionner avec moins de frictions et de favoriser une culture qui attire et retient des gens talentueux qui veulent que leur opinion compte au travail. »
—Amanda Atkins, directrice des communications internes, Slack

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Une fenêtre sur le travail personnel

Le premier domaine de transparence vise la charge de travail personnelle, le rendement et l’évaluation des employés. Dans le cadre de nos groupes de discussion, nous avons constaté que les employés sont plus intéressés par leur travail personnel. Voici ce qu’ils veulent, plus précisément :

• Attentes claires, élevées et saines
• Conseils et soutien pour satisfaire ces attentes
• Précisions quant à leurs responsabilités
• Paramètres de rendement utilisés pour évaluer leur travail
• Rétroaction en temps réel sur leur rendement
• Lien entre leur travail, les objectifs globaux de l’entreprise et la rémunération
  

Il est frappant de constater que 60 % des employés ne comprennent pas clairement les stratégies et les objectifs de l’entreprise, et encore moins leur propre contribution à ces dernier³.

De plus, les gens ont besoin d’avoir accès à des renseignements et à des outils pour accomplir leur travail – de même qu’aux travaux des autres équipes qui influent sur leur travail – et veulent avoir une vision de leur avenir professionnel au sein de l’organisation sous forme de parcours de carrière bien définis.

La personne qui communique exerce aussi une grande influence qui varie selon les circonstances. Par exemple, durant la pandémie de COVID-19, la communication transparente de la haute direction était cruciale. Les employés avaient besoin d’être rassurés régulièrement – parfois quotidiennement – qu’ils étaient en sécurité, soutenus et estimés. Aujourd’hui, cette priorité a changé et la transparence à l’égard du travail et du rendement est 7 fois plus puissante en provenance des gestionnaires immédiats que des hauts dirigeants ou des équipes des RH. Cette communication peut se produire dans le cadre de rencontres individuelles officielles, de courriels quotidiens ou de conversations informelles.

Comme l’illustre le tableau ci-dessous, plus les leaders font preuve de transparence dans leurs communications à propos du travail, plus la probabilité de plusieurs perceptions positives augmente.

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Les employés recherchent aussi la transparence chez leurs collègues

Le deuxième domaine de transparence, la communauté, s’applique aux échanges entre les employés et leurs collègues, leurs leaders et les membres d’équipes interfonctionnelles. Cela comprend la collaboration avec des équipes soutenantes, avec lesquelles les employés peuvent échanger des idées, expérimenter, vivre des échecs et remporter des victoires.

Une grande transparence dans ce domaine favorise un sentiment d’appartenance, de cohésion culturelle et de confiance. Les employés sont informés des nouvelles et des événements de l’organisation. De plus, ils témoignent, reçoivent et observent régulièrement de la reconnaissance.

Il est important de noter qu’une communauté de travail transparente exige un effort intentionnel. Les leaders doivent consacrer autant de temps à cultiver des relations qu’ils en passent à réaliser des tâches et des projets. Les leaders efficaces créent un environnement de transparence où tout le monde peut aborder les enjeux pour bâtir la confiance, échanger de l’information équitablement pour favoriser l’inclusion, et reconnaître souvent les contributeurs individuels. Ils forment des équipes dans lesquelles les employés se sentent à leur place et savent où ils se situent. La communication transparente dans les communautés de travail améliore la probabilité de plusieurs autres perceptions positives, comme l’illustre le tableau ci-dessous.

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La transparence dans la prise de décisions doit précéder la décision

Traditionnellement, la transparence dans la prise de décisions impliquait de partager ouvertement le raisonnement motivant les choix ou les mesures. La communication du processus et des critères, ainsi que la facilité d’accès à l’information sur les changements et les mises à jour, peut aider les employés à se sentir liés aux décisions ainsi qu’à la vision organisationnelle.

Cependant, notre nouvelle perspective dans ce domaine va plus loin que l’assurance que les employés pourront s’exprimer avant même que les décisions soient prises. Cela implique de fournir des occasions de rétroaction, d’encourager un dialogue ouvert et de laisser la place aux commentaires sans crainte de représailles. Cette approche démontre aux gens que leurs idées sont valorisées et prises en compte, en plus de renforcer leur confiance envers la direction et leur sentiment d’inclusion.

Il est bien connu qu’un manque de transparence dans le processus décisionnel entraîne la frustration des employés, un manque de confiance et un déclin du moral, qui peuvent se répercuter dans l’ensemble de la culture d’entreprise. Lorsque la communication manque de clarté ou de cohérence et que les employés ne croient pas avoir leur mot à dire dans les décisions, ils peuvent se sentir déconnectés des leaders et de l’organisation, ce qui mine la confiance et réduit l’engagement.

Comme l’illustre le tableau ci-dessous, lorsque la prise de décisions est transparente et que les employés y participent activement, la probabilité de plusieurs perceptions positives augmente.

En outre, les employés sont 30 % moins susceptibles de se sentir impuissants par rapport à leur situation au travail.

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« Les dirigeants doivent consacrer un temps raisonnable à la prise en compte des peurs et des sentiments, faute de quoi ils perdront un temps déraisonnable à essayer de gérer des comportements inefficaces. »
—Brené Brown, chercheuse, professeure et autrice

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Responsabilisation et imputabilité des leaders, reconnaissance des employés

Finalement, les employés ont besoin de voir comment les leaders prennent leurs responsabilités et assument leur travail. Ce domaine de transparence fait appel à la communication des responsabilités et des attentes définies pour les leaders, qui favorise la confiance et le respect.

Dans le cadre de notre recherche, la responsabilisation désigne la façon dont les leaders se tiennent imputables des normes communiquées et expliquent comment leurs actions correspondent aux objectifs organisationnels. Cela inclut la norme de responsabilité, c’est-à-dire la façon dont les leaders reconnaissent leur rôle dans les décisions et assument la responsabilité des résultats, qu’ils soient positifs ou négatifs.

Il peut s’agir d’admettre qu’une décision cause des difficultés pour le personnel ou qu’une stratégie ne fonctionne tout simplement pas. Les leaders qui communiquent le raisonnement, les résultats attendus et les conséquences imprévues de leurs choix de façon proactive démontrent un engagement envers la transparence et l’intégrité.

Ces pratiques positionnent les leaders comme des alliés de leurs subordonnés directs plutôt que comme des figures d’autorité lointaines. Une récente étude publiée dans le magazine Forbes a révélé que, lorsque les leaders partageaient constamment les défis organisationnels et encourageaient un dialogue ouvert, 63 % des employés sont devenus de grands défenseurs de l’entreprise (contrairement à 6 % dans les entreprises qui ne l’ont pas fait)⁴. Les réflexions sincères à propos d’un changement de politique ou le partage de leçons tirées d’une erreur humanisent la direction et solidifient les liens avec l’organisation.

Il est remarquable de noter que la responsabilisation transparente s’avère encore plus efficace lorsque les leaders reconnaissent les employés pour leur bon travail. Tout comme la transparence révèle le rôle du leader dans les réalisations, la reconnaissance souligne les contributions des employés. Les leaders qui partagent ouvertement les défis auxquels l’organisation est confrontée, admettent leurs erreurs, assument leur responsabilité et reconnaissent les employés lorsque les choses vont bien peuvent considérablement améliorer la probabilité de plusieurs résultats positifs.

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Recommandations

En misant sur quatre domaines de transparence, les organisations peuvent créer une culture d’entreprise dans laquelle les employés sont informés, se sentent valorisés et comprennent leur contribution au succès.

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1. Communiquer ouvertement et fréquemment avec les employés

Les employés ne veulent pas seulement que les leaders partagent l’information, mais aussi qu’ils expliquent les répercussions sur leur travail. C’est particulièrement vrai en ce qui concerne les défis organisationnels, les changements de politique et les nouvelles directives. Les leaders devraient s’entretenir régulièrement avec les employés et se concentrer sur les aspects suivants :

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Travail personnel

Tenez des rencontres individuelles fréquentes pour discuter du travail et du rendement personnel de l’employé. Parmi les sujets à aborder :

• Attentes relatives à la charge de travail
• Mode d’évaluation du rendement
• Contribution du rôle aux objectifs organisationnels
• Conversations sur la rémunération
• Avenir au sein de l’organisation
• Reconnaissance personnalisée et régulière du bon travail

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Communauté

Offrez des occasions de dialogue formel et informel entre les employés et les leaders. Exemples :

• Collaboration entre les personnes, les équipes et les services
• Mandats d’équipe favorisant l’inclusion et la sécurité d’innover et d’échouer
• Échange équitable d’information avec tous les membres de l’équipe
• Occasions de témoigner, de recevoir et d’observer de la reconnaissance

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Prise de décisions

Ne vous limitez pas à présenter vos plans; sollicitez les commentaires des employés pour les décisions dans le cadre d’assemblées, de forums et d’outils de rétroaction. Quelques stratégies possibles :

• Expliquer les raisons motivant les changements et les décisions
• Communiquer le processus pour la prise de décisions qui touchent les employés
• Inclure tout le monde au début du processus décisionnel
• Encourager les gens à répondre à la direction en sachant que la rétroaction est appréciée et jamais punie

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Responsabilisation

Assumez la responsabilité des erreurs, mais reconnaissez aussi la contribution des employés aux succès. Les organisations et les leaders devraient :

• Être ouverts à propos des difficultés
• Reconnaître les problèmes et les erreurs
• Accepter la responsabilité des répercussions des décisions sur les employés
• Admettre lorsque l’information est incomplète
• Témoigner de la reconnaissance pour l’excellent travail

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2. Intégrer la transparence dans les processus en milieu de travail

Les organisations devraient chercher à intégrer des pratiques de transparence dans la formation en leadership, les procédures officielles de prise de décisions, les activités de renforcement de l’esprit d’équipe et les initiatives axées sur la culture.

Les gestionnaires pourraient avoir besoin de directives claires des RH et de la haute direction sur ce qu’ils peuvent ou doivent divulguer et la façon de le faire, ainsi que de pratiques exemplaires pour faire preuve de transparence en s’entretenant avec les employés au sujet de leur travail. Donnez aux leaders l’information, le soutien, la flexibilité et l’autonomie nécessaires pour faire preuve de transparence et montrez-leur comment assumer la responsabilité et utiliser l’empathie concrète pour répondre aux questions difficiles des employés.

Les organisations devraient également mettre en place des canaux de communication clairs pour favoriser la libre circulation de l’information des employés aux leaders – et aux cadres supérieurs – pour multiplier les échanges, la rétroaction et la reconnaissance. Facilitez la transmission des commentaires des employés au moyen de sondages, d’outils de suggestions, de réunions d’équipe et d’assemblées.

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« Le plus beau cadeau que vous pouvez offrir à votre équipe : clarté, communication et rassemblement des gens autour d’une mission commune. »
—Anne Sweeney, présidente, Disney-ABC Television Group

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3. Utiliser la reconnaissance des employés pour amplifier les effets de la transparence

La reconnaissance des leaders est un excellent moyen d’offrir une rétroaction transparente sur le travail et le rendement personnel des employés, particulièrement lorsqu’elle souligne leurs façons uniques de contribuer, de croître et de changer les choses. Alors, soyez précis lorsque vous témoignez de la reconnaissance et harmonisez-la à la vision, aux objectifs et aux valeurs de l’organisation.

De la même façon, la reconnaissance entre pairs avorise la transparence dans le domaine de la communauté en mettant l’accent sur la collaboration et en aidant les employés à se sentir inclus. Veillez à ce que les gens disposent d’outils et d’occasions de se témoigner de la reconnaissance entre les équipes et les services. Puis, invitez les membres de l’équipe à contribuer aux moments de reconnaissance en commentant les réalisations soulignées et en assistant directement aux éloges.

De plus, donnez à tous les employés les moyens de témoigner de la reconnaissance, même à leurs leaders, et offrez-leur une variété d’outils pour qu’ils la témoignent fréquemment.

Si un accent sur la transparence dans les quatre domaines clés améliore les mesures de la culture – y compris les éléments de la Force magnétique comme la vision, l’opportunité et le succès – notre recherche démontre que l’ajout de la reconnaissance intégrée⁶ (une reconnaissance qui fait partie intégrante de l’expérience quotidienne des employés) peut doubler ou tripler les retombées.

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La transparence revisitée – Principales leçons à retenir

Les employés ont besoin de transparence dans quatre domaines clés : travail personnel, communauté, prise de décisions et responsabilisation.

Les employés recherchent la transparence à la fois de la part des leaders et des pairs.

La transparence passe par une communication claire et honnête ainsi que par la participation des employés aux décisions.

Une transparence accrue aide les employés à se sentir informés et leur procure un sentiment d’appartenance plus élevé.