Comment écrire une lettre d’appréciation à vos employés

Le simple fait de montrer de l’appréciation envers vos employés est un moyen puissant de stimuler l’engagement des employés et d’augmenter la motivation et la rétention. En fait, notre recherche montre que 53% des employés ont déclaré qu’ils resteraient à leur emploi plus longtemps si leur employeur leur témoignait plus d’appréciation.

Même si vous n’avez pas de reconnaissance des employés ou un budget pour offrir des cadeaux d’appréciation aux employés, vous pouvez toujours leur montrer votre gratitude avec une lettre ou une note d’appréciation des employés.

Qu’il s’agisse d’un courriel, d’une lettre manuscrite ou même d’un message vocal ou d’un message texte, suivez ces étapes simples pour créer un moment d’appréciation significatif et mémorable pour vos employés.

O.C. Tanner’s Culture Cloud Reconnaissance plateforme s’intègre aux outils que vous utilisez tous les jours pour qu’il soit facile d’envoyer une reconnaissance dans un courriel, une messagerie de clavardage ou un navigateur Web.

5 meilleures pratiques en matière de lettre d’appréciation des employés

1. Soyez opportun

L’appréciation a plus d’impact lorsqu’elle est immédiate et dans le moment présent. Écrire une note ou une lettre trois mois après le fait donnera à la reconnaissance l’impression d’être une réflexion après coup et, pire encore, cela donnera à votre employé l’impression d’être une réflexion après coup.

Assurez-vous donc d’envoyer votre reconnaissance juste après l’accomplissement ou la contribution. Cela permettra à votre employé de se sentir bien à ce moment-là et pour les jours et les semaines à venir.

2. Soyez précis

Un « excellent travail » générique peut être facile à écrire, mais il est tout aussi facile à oublier. Référencez des exemples de lettres pour l’inspiration, mais rendez votre lettre personnelle avec des détails.

• Soulignez les talents, les compétences et les compétences uniques du récipiendaire, analyseset la contribution.  
• Reliez leurs réalisations aux valeurs de l’entreprise et soyez précis dans la façon dont ils ont fait une différence.  

Qu’ils aient fait un effort supplémentaire, qu’ils aient fait preuve de solides compétences en leadership, qu’ils aient vu une excellente occasion d’épater un client, d’atteindre un nouvel objectif de vente ou de consacrer plus de temps et d’efforts à la réussite d’un projet, faites-lui savoir exactement ce que vous avez trouvé digne de reconnaissance.

Si vous avez besoin de plus d’inspiration pour votre lettre d’appréciation, jetez un coup d’œil à ces 60 façons différentes de dire « merci » à vos employés et coéquipiers.

3. Rendez-le authentique

N’oubliez pas que l’appréciation doit correspondre à l’effort. Si un simple « merci d’avoir terminé ce projet dans un délai aussi court » est approprié, alors c’est tout ce que vous avez à dire.  

Si votre gratitude est plus profonde et plus personnelle, exprimez-la. En combinant les détails de ce que l’employé a fait et de l’impact de son travail sur votre équipe ou vos clients, vous indiquez que vous les avez remarqués.  

Ne faites pas d’éloges excessifs, mais ne soyez pas avare non plus. La sincérité est la clé.

4. Donnez de l’appréciation souvent

Appréciation et reconnaissance des employés ne sont pas seulement des emplois pour les ressources humaines, et la reconnaissance ne devrait pas être réservée uniquement à un événement majeur comme la Journée d’appréciation des employés.

Les employés travaillent sur des projets importants chaque semaine – sont-ils reconnus pour cela chaque semaine? Ou est-ce seulement une fois par trimestre, ou deux fois par année? La reconnaissance doit être fréquente et opportune, mais pas non plus une tâche de cocher une liste ou une transaction automatisée.

Lorsque la reconnaissance se produit souvent et qu’elle est donnée de manière personnelle, elle peut transformer l’ensemble expérience employé.

Une recherche de l’Institut O.C. Tanner révèle que la reconnaissance doit être accordée chaque semaine ou toutes les deux semaines pour être efficace et vraiment intégrée à la culture de votre entreprise.

5. Cultivez la culture d’entreprise

Lorsque vous créez un lieu de travail qui se concentre autour de régulier reconnaissance des employés, vos employés seront plus motivés pour stimuler également les membres de leur équipe. C’est ainsi que vous cultivez une culture d’appréciation , une culture où le travail acharné est récompensé au-delà d’un chèque de paie avec une célébration sincère des forces individuelles et de l’unité de groupe.

Reconnaître les employés de la bonne façon a non seulement un impact sur leur relation avec le donateur, mais change également ce qu’ils pensent de l’organisation et de sa culture d’entreprise.

Ce qu’il ne faut PAS dire dans une lettre d’appréciation de l’employé (et ce qu’il faut dire à la place)

Faites ces échanges faciles dans votre note d’appréciation pour la rendre plus significative :

• N’utilisez pas une intro générique comme : Cher employé. Personnalisez plutôt la lettre et utilisez son nom.
• N’utilisez pas de messages génériques comme : Merci pour tout ce que vous faites. Soyez précis sur ce que vous reconnaissez et appréciez. ‍
• De la part de nous tous à l’entreprise. À moins qu’il ne s’agisse d’un courriel ou d’une lettre de masse, ou que le destinataire gagne un prix à l’échelle de l’entreprise, il doit toujours provenir de vous personnellement. « Je veux te remercier », c’est mieux. ‍
• Un merci tardif. Sauf circonstances atténuantes, la reconnaissance devrait toujours être opportune. Même s’il est tard, vous pouvez dire « Je tiens à vous remercier pour le travail que vous avez fait le mois dernier... ‍
• Bon travail! Nous vous apprécions. C’est un beau sentiment, mais si c’est la seule chose que vous écrivez dans votre lettre, il tombera à plat. Assurez-vous de détailler ce que la personne a fait spécifiquement et pourquoi c’est important.

Façons de rendre votre lettre d’appréciation des employés très spéciale

1. Écrivez-le à la main

Un courriel ou un texto est génial et fonctionne à la rigueur. Mais pour quelque chose de vraiment spécial (et quelque chose qui peut même être conservé), postez ou donnez à quelqu’un une lettre manuscrite.

2. Partagez la grandeur publiquement

Même si vous écrivez une lettre, vous pouvez toujours reconnaître la personne publiquement. Nous aimons tous être appréciés, et nous aimons tous que les autres voient l’excellent travail que nous avons fait. Il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’un événement majeur ou d’un processus compliqué. Même si vous remettez la lettre en privé ou si le destinataire est plus réservé, informez les autres de l’excellent travail qu’ils ont accompli dans un courriel, une réunion ou un bulletin interne.

3. Incluez leur leader

Si vous faites l’éloge d’un membre d’une autre équipe, assurez-vous de copier ou d’aviser son chef. Dans bien des cas, les gestionnaires ne sont pas conscients de tout l’excellent travail que leurs employés font chaque jour. Assurez-vous d’en informer son dirigeant afin qu’il puisse exprimer sa propre appréciation à l’employé.

4. Invitez vos coéquipiers et vos clients à commenter

L’effet de la reconnaissance est amplifié lorsque la reconnaissance est partagée. Invitez donc les membres de l’équipe, les collègues et les clients (si possible) à ajouter leurs propres mots d’appréciation. Tirez parti du mur social de votre programme de reconnaissance, s’il en a un.  

O.C. Tanner’s Culture Cloud Reconnaissance plateforme Il est facile de donner et de recevoir une appréciation personnalisée où les pairs peuvent voir, aimer, commenter et se joindre à la gratitude.

Modèle de lettre d’appréciation de l’employé

Vous pouvez utiliser ce modèle comme guide pour rédiger une lettre d’appréciation, mais les lettres les plus significatives viennent du cœur. Si vous utilisez le courriel, portez attention aux détails comme la ligne d’objet et la signature afin qu’il soit clair que votre courriel est personnalisé.

Si vous avez besoin d’une idée sur la façon de structurer votre note d’appréciation, suivez ces recommandations :

Section 1 : Introduction

Donnez un bref aperçu, peut-être en une phrase, de ce que vous reconnaissez. Assurez-vous de mentionner l’employé ou les membres de l’équipe par leur nom.  

Section 2 : Mettre en lumière des réalisations particulières

C’est la partie la plus importante de la note. Entrez dans les détails du projet, de la tâche ou de la réalisation que vous mettez.

Section 3 : Impact sur l’équipe et/ou l’entreprise

Parfois, les employés peuvent ne pas voir, comprendre ou entendre des commentaires positifs sur l’impact de leur travail dans un contexte plus large. Partagez les remarques d’autres services, de coéquipiers, de clients ou de clients et de cadres, le cas échéant. Fournissez des chiffres qui montrent l’impact réel de la réalisation, comme l’argent ou le temps économisé, le retour sur investissement, etc.  

Section 4 : Mot de la fin

Ceux-ci n’ont pas besoin d’être longs, mais ce serait un excellent endroit pour inclure vos remerciements personnels. Les notes d’appréciation sont très significatives de la part des personnes les plus proches de vous, alors apportez vos expériences personnelles avec la ou les personnes que vous reconnaissez.  

Les données du sondage Gallup sur le milieu de travail ont révélé que la reconnaissance la plus mémorable provient le plus souvent du gestionnaire d’un employé (28%), suivi d’un dirigeant ou d’un chef de la direction de haut niveau (24%), du gestionnaire du gestionnaire (12%), d’un client (10%) et de ses pairs (9%).

Exemples de lettres d’appréciation

Pour un exemple encore plus clair de lettre d’appréciation, voici quelques exemples que vous pouvez consulter :  

Cher [employé],

Merci de tous les efforts supplémentaires que vous avez déployés pour fermer nos livres comptables à temps cette année. Au cours d’une année aussi inhabituelle, nous avons connu de nombreuses perturbations, incertitudes et complexités financières.

J’ai vu à quel point vous accordez de l’attention aux détails et à l’apprentissage dans votre travail pour comprendre toutes les nouvelles règles et règlements qui ont été publiés le mois dernier, et je sais que cela s’est prolongé bien au-delà de vos heures normales de travail.

Je veux vous dire à quel point nous apprécions votre diligence et votre auto-motivation pour nous assurer que nos dossiers sont parfaits. Votre travail acharné et vos efforts ne sont pas passés inaperçus. Nous vous sommes reconnaissants.

Savez-vous ce que vous voulez dire, mais vous ne savez pas trop comment le dire? O.C. Tanner’s Culture Cloud Recognition Coach, alimenté par l’IA, vous aide à rédiger et à améliorer votre message d’appréciation pour une personnalisation et un impact ultimes.

Félicitations pour 5 ans avec ABC Company, [Employé]!

Je me souviens de votre premier jour de travail et à quel point nous étions ravis de vous avoir dans l’équipe en raison de vos compétences en conception. Maintenant, 5 ans plus tard, vous avez développé un tout nouveau catalogue pour nous, créé 3 nouveaux produits à vendre sur nos nouveaux marchés et contribué à augmenter l’efficacité de notre ligne de production.

Vous avez eu un tel impact sur notre entreprise en quelques années seulement. Vous ne vous contentez pas de faire du bon travail; vous faites de l’excellent travail. Vous jouez un rôle si important dans l’innovation et le succès de notre entreprise. Nous sommes tellement ravis que vous ayez choisi de vous joindre à nous il y a 5 ans. Joyeux anniversaire de 5 ans.

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[Employé],

J’adore votre idée pour les travailleurs hors ligne que vous avez soulevée lors de notre réunion d’équipe hier. Il est très important de se souvenir de nos employés sans bureau et de les aider à se sentir engagés et connectés de la même manière que notre personnel de bureau, et il a été difficile de trouver une bonne solution. Merci d’avoir pris la parole hier, mais aussi d’avoir travaillé sans relâche au cours de la dernière année avec les autres équipes pour s’assurer que nos travailleurs hors ligne ne soient pas oubliés dans les décisions, les événements et les changements de l’entreprise.

Vous êtes un excellent collaborateur et c’est pourquoi tant de gens aiment travailler avec vous. Merci de nous aider à briser les silos et à bridge les équipes. Notre entreprise est meilleure grâce à vous.

12 raisons de rédiger une lettre d’appréciation  

Vous ne savez pas quand est le bon moment pour écrire une note d’appréciation à un coéquipier? Voici quelques raisons et occasions d’en partager une.  

1. Atteinte d’un objectif, réalisation d’un projet ou en cours de réalisation d’un projet de longue durée
2. Intégration ou accueil d’un nouveau coéquipier
3. Années de service ou anniversaire de travail
4. Lors d’une promotion ou d’une transition de carrière majeure
5. Atteindre la retraite
6. Une forte collaboration entre les équipes ou les départements
7. Offrir un excellent service à la clientèle
8. Faire preuve d’excellence au travail constante
9. S’en tenir à un projet difficile ou à des moments difficiles
10. Innover ou améliorer un procédé ou un produit
11. Faire preuve de leadership, même s’il n’est pas un leader
12. Valeurs d’entreprise vivantes

Voici notre guide pour savoir quand et comment apprécier les employés pour le plus d’impact.

Créer une culture d’appréciation au sein de votre organisation

Les éléments les plus importants de la création d’une culture de reconnaissance sont les suivants :

1. Une reconnaissance est accordée aux petits et grands efforts
2. La reconnaissance est constamment observée dans l’ensemble de l’organisation
3. La reconnaissance entre pairs est courante et fréquente
4. Les expériences de reconnaissance sont conçues autour de l’individu
5. Les dirigeants connaissent les préférences de reconnaissance des individus
6. Les dirigeants reconnaissent souvent les employés

Les lettres d’appréciation des employés peuvent aider à créer une culture d’appréciation. Même si toutes les notes ne sont pas écrites à la main, de simples courriels, textos, messages et remerciements verbaux peuvent contribuer à une culture où les gens se sentent vus et valorisés.

Votre note doit-elle être une lettre manuscrite, un courriel ou un texto? En fin de compte, cela n’a pas vraiment d’importance, tant que vous reconnaissez un excellent travail. Cela n’a pas besoin d’être compliqué. Si vous êtes authentique, personnel, spécifique et opportun, le destinataire sera touché. Cadeau ou pas, mots éloquents ou simples, il faut juste que ce soit du cœur.

Enfin, rappelez-vous que la reconnaissance est facile à faire, mais a un effet durable. Lorsque la reconnaissance fait partie intégrante de la culture d’entreprise, les organisations sont :

• 4X plus susceptibles d’avoir des employés très engagés
• 2 fois plus susceptibles d’avoir augmenté leurs revenus au cours de la dernière année
• 73% moins susceptibles d’avoir subi des mises à pied au cours de la dernière année
• 44 % moins susceptibles d’avoir des employés souffrant d’épuisement professionnel

Si vous avez besoin de plus de conseils en matière de reconnaissance, consultez nos conseils pour apprécier significativement les employés.  

O.C. Tanner est le chef de file mondial des logiciels et des services qui améliorent la culture en milieu de travail grâce à des résultats significatifs reconnaissance des employés expériences. Pour en savoir plus , octanner.com.