Comment écrire une lettre d’appréciation à vos employés

Montrer de l’appréciation pour vos employés est un moyen puissant de stimuler l’engagement des employés et d’augmenter la motivation et le dévouement. Que vos employés aient travaillé à domicile ou qu’ils se soient sacrifiés en première ligne, il est plus important que jamais que les employés se sentent vus et valorisés. Une excellente façon de le faire est de les remercier pour leurs efforts.

Même si vous n’avez pas de formel reconnaissance des employés ou un budget pour offrir des cadeaux d’appréciation aux employés, vous pouvez toujours leur montrer votre gratitude avec une simple lettre d’appréciation des employés.

Qu’il s’agisse d’un courriel, d’une lettre manuscrite, même d’un message vocal ou d’un texte, suivez ces étapes simples pour créer un moment d’appréciation significatif et mémorable pour votre peuple.

Dans un récent sondage, 53 % des employés ont déclaré qu’ils resteraient à leur emploi plus longtemps si leurs employeurs leur montraient plus d’appréciation. Malheureusement, de nombreux employeurs ont oublié la valeur inestimable d’offrir une reconnaissance aux employés par leurs mots.

Rangez le chéquier et exprimez votre gratitude en écrivant une lettre sincère à vos employés. Voici comment faire :

5 Pratiques exemplaires relatives aux lettres de reconnaissance des employés

1) Soyez opportun.

L’appréciation a plus d’impact lorsqu’elle est immédiate et dans le moment présent. Écrire une note ou une lettre trois mois après le fait donnera à la reconnaissance l’impression d’être une réflexion après coup et, pire encore, cela donnera à votre employé l’impression d’être une réflexion après coup.

Assurez-vous donc d’envoyer votre reconnaissance juste après l’accomplissement ou la contribution. Cela permettra à votre employé de se sentir bien à ce moment-là et pour les jours et les semaines à venir.

2) Soyez précis.

Un « excellent travail » générique peut être facile à écrire, mais il est tout aussi facile à oublier. Référencez des exemples de lettres pour l’inspiration, mais rendez votre lettre personnelle avec des détails.

Faire appel aux talents et aux compétences uniques du récipiendaire, Analyseset contribution. Reliez leur réalisation aux valeurs de l’entreprise et soyez précis dans la façon dont ils ont fait une différence. Qu’ils aient fait un effort supplémentaire, qu’ils aient fait preuve de solides compétences en leadership, qu’ils aient vu une excellente occasion d’épater un client, d’atteindre un nouvel objectif de vente ou qu’ils aient consacré plus de temps et d’efforts pour réussir un projet, faites-leur savoir exactement ce que vous avez vu digne de reconnaissance.

3) Rendez-le authentique.

N’oubliez pas que l’appréciation doit correspondre à l’effort. Si un simple « merci d’avoir terminé ce projet dans un délai aussi court » est approprié, alors c’est tout ce que vous devez dire. Si votre gratitude est plus profonde et plus personnelle, exprimez-la. N’entassez pas d’éloges excessifs, mais ne soyez pas avare avec elle non plus. La sincérité est la clé.

Avec plus d’employés travaillant à distance et moins d’occasions de présenter une reconnaissance en personne, il est encore plus impératif que votre note ou lettre reflète votre véritable appréciation. La combinaison des détails de ce que l’employé a fait et de l’impact de son travail sur votre équipe ou vos clients indique que vous les avez remarqués. Et jusqu’à ce que les employés travaillent à nouveau côte à côte, votre lettre pourrait être un moment rare de connexion réelle dont ils ont besoin.

4) Donnez de l’appréciation souvent.

Appréciation et reconnaissance des employés ne sont pas seulement un emploi pour les ressources humaines, et ne devraient pas non plus être réservés à un événement majeur comme la Journée d’appréciation des employés.

Des recherches menées par l’Institut O.C. Tanner montrent que lorsque la reconnaissance est perçue comme une priorité pour leur organisation, les employés sont 68 % plus susceptibles d’avoir l’impression que la reconnaissance qu’ils reçoivent est un geste vide de sens. Une façon de s’assurer que la reconnaissance est considérée comme une priorité dans votre entreprise est de la donner souvent.

Les employés travaillent sur des projets importants chaque semaine – sont-ils loués ou reconnus chaque semaine ? Ou est-ce seulement une fois par trimestre, ou quelques fois par an ? La reconnaissance doit être fréquente et opportune (voir ci-dessus), mais pas non plus une tâche de cocher une liste ou une transaction automatisée. Lorsque la reconnaissance se produit souvent et est donnée d’une manière personnelle, elle peut transformer l’ensemble expérience employé.

5) Cultiver la culture.

Lorsque vous créez un lieu de travail qui se concentre autour de régulier reconnaissance des employés, vos employés seront plus motivés pour stimuler également les membres de leur équipe. C’est ainsi que vous cultivez une culture d’appréciation , une culture où le travail acharné est récompensé au-delà d’un chèque de paie avec une célébration sincère des forces individuelles et de l’unité de groupe.

Reconnaître les employés de la bonne façon a non seulement un impact sur leur relation avec le donateur, mais change également ce qu’ils pensent de l’organisation et de sa culture d’entreprise.

Ce qu’il ne faut PAS dire dans une lettre d’appréciation de l’employé (et ce qu’il faut dire à la place)

Dans la mesure du possible, n’incluez pas ces phrases dans votre lettre d’appréciation :

- Cher employé. Personnalisez la lettre et utilisez leur nom.

- Merci pour tout ce que vous faites. Soyez précis sur ce que vous reconnaissez / appréciez.

- De nous tous à ABC. À moins qu’il ne s’agisse d’un e-mail ou d’une lettre de masse, ou que le destinataire ne remporte un prix à l’échelle de l’entreprise, il devrait toujours provenir de vous personnellement. « Je veux vous remercier » est mieux.

- Un merci tardif. À moins de circonstances atténuantes, la reconnaissance devrait toujours être opportune. Même s’il est tard, vous pouvez dire : « Je tiens à vous remercier pour le travail que vous avez fait le mois dernier...

- Bon travail! Nous vous remercions. Problématique si c’est la seule chose que vous écrivez dans votre lettre. Assurez-vous de détailler ce que la personne a fait spécifiquement et pourquoi c’est important.

Façons de rendre votre lettre d’appréciation des employés très spéciale

1) Écrivez-le à la main. Un e-mail ou un texte est génial et fonctionne à la rigueur. Mais pour quelque chose de vraiment spécial (et quelque chose qui peut même être conservé), envoyez ou revoyez à quelqu’un une lettre manuscrite.

2) Utilisez du bon papier. Beau papier artisanal et un joli stylo n’est pas un art perdu. Utilisez des outils qui feront savoir au destinataire que vous avez vraiment passé du temps et que vous vous souciez de vos mots.

3) Partagez la grandeur publiquement. Même si vous écrivez une lettre, vous pouvez toujours reconnaître la personne publiquement. Nous aimons tous être appréciés, et nous aimons tous que les autres voient l’excellent travail que nous avons fait. Il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’un événement majeur ou d’un processus compliqué. Même si vous donnez la lettre en privé, ou si le destinataire est plus réservé, informez les autres de l’excellent travail qu’ils ont fait dans un e-mail, une réunion ou un bulletin interne.

4) Copiez leur chef. Si vous faites l’éloge d’un membres d’une autre équipe, assurez-vous de copier ou d’en informer le leader. Dans de nombreux cas, les gestionnaires ne sont pas conscients de tout l’excellent travail que leurs employés font tous les jours. Assurez-vous d’en informer leur leader afin qu’ils puissent offrir leur propre appréciation à l’employé.

5) Invitez vos pairs à commenter. L’effet de la reconnaissance est amplifié lorsque la reconnaissance est partagée. Invitez donc les membres de l’équipe ou les collègues à ajouter leurs propres mots d’appréciation. Tirez parti du mur social de votre programme de reconnaissance, s’il en a un. O.C. Tanner’s Culture Cloud facilite le don et la réception d’une appréciation personnalisée où les pairs peuvent voir, aimer, commenter et partager la reconnaissance.

6) Inclure les commentaires des clients. Les employés adorent entendre l’impact de leur travail sur vos clients. Les entreprises qui incluent la reconnaissance des clients dans leur solution de reconnaissance globale ont des employés qui sont 4,5 fois plus susceptibles de se sentir connectés à quelque chose de plus grand et 4X plus susceptibles de gérer les frustrations au travail.

10 Exemples de lettres de reconnaissance des employés

Vous pouvez utiliser un modèle d’e-mail pour écrire une lettre d’appréciation, mais les lettres les plus significatives viennent du cœur. Si vous utilisez le courrier électronique, faites attention aux détails tels que la ligne d’objet et la signature afin qu’il soit clair que votre e-mail est personnalisé.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de différents types de reconnaissance des employés des lettres qui pourraient aider à susciter des idées.

1) Excellent travail ou une réalisation majeure

Chère Julia,

Un travail incroyable sur la campagne de marketing de ce trimestre. L’équipe de direction n’aurait pas pu être plus impressionnée lorsque nous leur avons présenté les détails et les exemples publicitaires. Notre PDG Dave a commenté à quel point l’imagerie était belle et à quel point la copie était pertinente pour nos clients. J’aurais aimé que vous puissiez voir les sourires autour de la salle que nous avons partagé chaque pièce.

Tout votre travail acharné et le temps supplémentaire que vous consacrez à cette campagne se traduiront par des clients plus heureux et des revenus accrus pour notre entreprise. Nous apprécions vraiment votre créativité, votre rigueur et votre prise de risque. Bravo!

2) Effort supplémentaire sur un projet

Chère Michelle,

Merci pour tous les efforts supplémentaires que vous avez déployés pour fermer nos livres comptables à temps cette année. Au cours d’une année aussi inhabituelle, nous avons connu de nombreuses perturbations, incertitudes et complexités financières. J’ai vu combien d’attention aux détails et à l’apprentissage vous mettez dans votre travail pour comprendre toutes les nouvelles règles et règlements qui sont sortis ce mois-ci, et je sais que cela s’est étendu bien au-delà de vos heures de travail normales.

Je veux vous dire à quel point nous apprécions votre diligence et votre auto-motivation pour nous assurer que nos dossiers sont parfaits. Votre travail acharné et vos efforts ne sont pas passés inaperçus. Nous vous sommes reconnaissants.

3) Années de service

Cher Tony,

Félicitations pour les 5 ans avec la société ABC!

Je me souviens de votre premier jour de travail et à quel point nous étions ravis de vous avoir dans l’équipe en raison de vos compétences en conception. Maintenant, 5 ans plus tard, vous avez développé un tout nouveau catalogue pour nous, créé 3 nouveaux produits à vendre sur nos nouveaux marchés et contribué à augmenter l’efficacité de notre ligne de production.

Vous avez eu un tel impact sur notre entreprise en quelques années seulement. Vous ne vous contentez pas de faire du bon travail; vous faites de l’excellent travail. Vous jouez un rôle si important dans l’innovation et le succès de notre entreprise. Nous sommes tellement ravis que vous ayez choisi de vous joindre à nous il y a 5 ans. Joyeux anniversaire de 5 ans.

4) Collaboration

Cher Peter,

J’adore votre idée pour les travailleurs à distance que vous avez soulevée lors de notre réunion d’équipe hier. L’année a été difficile d’essayer de garder nos employés à distance engagés et connectés de la même manière que nos travailleurs de première ligne, et il a été difficile de trouver une bonne solution. Merci d’avoir pris la parole hier, mais aussi d’avoir travaillé sans relâche au cours de la dernière année avec les autres équipes pour vous assurer que nos travailleurs à distance ne soient pas oubliés dans les décisions, les événements et les changements de l’entreprise.

Vous êtes un excellent collaborateur et c’est pourquoi tant de gens aiment travailler avec vous. Merci de nous aider à briser les silos et à bridge les équipes. Notre entreprise est meilleure grâce à vous.

5) Excellent service à la clientèle

Chère Alice,

Merci pour l’excellent service à la clientèle que vous avez fourni à la société XYZ hier. Le client était si heureux qu’ils m’ont personnellement laissé un message vocal et ont mentionné comment vous avez sauvé leur programme de l’effondrement. Personne d’autre dans l’équipe ne savait comment résoudre leurs problèmes compliqués, mais vous êtes intervenu avec grâce et patience et les avez parcourus à travers les étapes. Si ce n’était pas pour vous, ils auraient été frustrés et nous aurions pu potentiellement perdre une partie de leurs affaires.

Vous avez vraiment sauvé la mise. Les membres de l’équipe comme vous nous aident à réussir. Vous aidez nos clients à réussir. Vous faites toute la différence.

Merci!

6) S’en tenir à un projet difficile ou à des moments difficiles

Cher Ben,

Nous l’avons fait! Et vous avez aidé le reste de l’équipe à passer à travers un projet difficile. Merci d’être toujours optimiste mais aussi réel lorsque la situation l’exigeait. Vous nous avez permis d’aller de l’avant, et vous nous avez encouragés et inspirés lorsque les temps étaient durs. Vous n’avez jamais abandonné.

Votre attitude positive aide à construire notre équipe et la culture d’entreprise. J’aimerais que chaque employé ait le même esprit. J’ai hâte de voir ce que vous ferez ensuite.

7) Innovation

Chère Jessie,

Je tenais à vous féliciter pour un excellent quart d’innovation fantastique. En seulement 3 mois, vous avez réussi à améliorer nos processus informatiques, mais aussi à prototyper une nouvelle interface utilisateur pour nos clients. Incroyable! J’admire votre créativité et votre innovation, mais aussi votre intrépidité à prendre des risques. Votre attitude positive à l’égard des changements et des ajustements sans abandonner est inspirante.

Merci pour votre excellent travail!

8) Leadership

Cher James,

Merci d’être à la hauteur de l’occasion ces 2 dernières semaines. Pour avoir pris la tête de l’équipe, pour avoir encouragé les membres de notre équipe, pour avoir écouté les autres ministères et pour avoir offert de la collaboration lors de discussions difficiles. Grâce à vous, nous sommes une meilleure équipe et prenons de meilleures décisions.

Vous êtes le type de leader dont nous avons tous besoin. Je sais que les membres de notre équipe vous admirent et vous respectent. Merci de nous avoir rallié et de nous avoir fait avancer.

9) Excellence

Chère Melissa,

Votre travail d’hier pour obtenir une commande géante à la porte a montré une véritable excellence. Non seulement vous vous êtes assuré que chaque commande était exacte et complète, mais vous avez fait des efforts supplémentaires pour vous assurer que l’emballage était parfait et que les boîtes n’étaient pas endommagées. Votre attention aux détails et aux soins pour chaque commande montre à chaque client à quel point ils sont importants pour notre entreprise.

Merci pour votre démonstration d’excellence sur ce projet. Je le vois et je vous en suis très reconnaissant.

10) Démontrer les valeurs de l’entreprise

Cher Chris,

Vous incarnez la valeur d’inclusion de notre entreprise. Merci de toujours penser aux autres et de vous assurer que tous les employés ont eu l’occasion de participer au lancement de notre nouveau produit. Auparavant, seuls les employés d’une région spécifique étaient autorisés à participer à cet événement spécial, mais vous vous êtes battus pour que tous les employés du monde entier aient la chance de voir et d’entendre nos dirigeants et de célébrer nos réalisations.

Grâce à vous, nous avons maintenant un moyen pour chaque employé de notre entreprise de faire partie de cette occasion mémorable. Merci de nous rappeler que chaque employé compte et est une partie importante de notre entreprise.

Pourquoi écrire une lettre d’appréciation des employés

Vous ne savez toujours pas quand une lettre d’appréciation est appropriée ? Découvrez comment des entreprises comme BASF ont utilisé l’appréciation pour aider les employés à se sentir vus, montrer leur gratitude et les garder connectés et engagés, en particulier lorsque les temps sont difficiles

BASF

BASF, l’un des plus grands producteurs de produits chimiques au monde, sait que chaque moment de reconnaissance est une occasion d’aider les employés à se sentir connectés. Et dans les moments difficiles, la reconnaissance et la connexion sont inestimables. L’entreprise encourage donc les gestionnaires à reconnaître les efforts ainsi que les résultats. Des choses comme:

• Adopter une attitude positive ou remonter le moral des membres de l’équipe

• Utiliser efficacement les outils de collaboration pour garder l’équipe connectée

• Aider les membres de l’équipe à rester en sécurité

• Être débrouillard et créatif

• S’occuper des obligations familiales tout en faisant de l’excellent travail

• Des héros tranquilles qui travaillent dans les coulisses pour que le succès se produise

Lorsqu’elle est bien faite, la reconnaissance se concentre non seulement sur ce que font les employés, mais aussi sur la façon dont ils le font. Samantha Elliot, responsable du programme Total Rewards, déclare : « La reconnaissance et l’appréciation sont vraiment une occasion de montrer à vos employés qu’ils sont vus, qu’ils sont entendus et qu’ils sont appréciés. Il est important de comprendre la valeur que chacun de vos employés apporte à la table et d’apprécier qui ils sont en tant que personne, à la fois l’impact qu’ils ont et les traits de caractère qui contribuent à la diversité et au succès de vos équipes.

Créer une culture d’appréciation

Les lettres de reconnaissance des employés peuvent aider à bâtir une culture d’appréciation. Même si toutes les notes ne sont pas manuscrites, de simples courriels, textes, messages, remerciements verbaux et tapes dans le dos peuvent contribuer à une culture où les gens se sentent vus et valorisés.

Votre note doit-elle être une lettre manuscrite, un courriel ou un texte? En fin de compte, cela n’a pas vraiment d’importance, tant que vous reconnaissez l’excellent travail. Cela n’a pas besoin d’être compliqué. Si vous êtes authentique, personnel, spécifique et opportun, le destinataire sera touché. Cadeau ou pas de cadeau, papier de fantaisie ou papier cartonné peu coûteux, mots éloquents ou simples, il a juste besoin d’être sincère.

Enfin, rappelez-vous que la reconnaissance est facile à faire, mais a un effet durable. Lorsque la reconnaissance fait partie intégrante de la culture d’entreprise, les organisations sont :

- 4X plus susceptibles d’avoir des employés très engagés

- 2 Fois plus susceptibles d’avoir augmenté de revenus au cours de la dernière année

- 73 % moins susceptibles d’avoir eu des mises à pied au cours de la dernière année

- 44 % moins susceptibles d’avoir des employés souffrant d’épuisement professionnel

Les éléments les plus importants de la création d’une culture de reconnaissance sont les suivants :

1) La reconnaissance fait partie de la culture

2) La reconnaissance est donnée pour les grands et les petits efforts

3) La reconnaissance est constamment observée dans l’ensemble de l’organisation

4) La reconnaissance d’égal à égal est courante et fréquente

5) Les expériences de reconnaissance sont conçues autour de l’individu

6) Les dirigeants connaissent les préférences de reconnaissance des individus

7) Les dirigeants reconnaissent souvent les employés

8) Les programmes de reconnaissance et la technologie s’améliorent continuellement

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Cela n’a pas besoin d’être difficile; il faut que cela se produise. Alors prenez votre stylo, allumez votre ordinateur et commencez à écrire. Même les mots d’appréciation les plus petits et les plus simples peuvent avoir le plus grand impact.